Von HR-Datenmanagement und digitalen Akten über Workflows bis zu HR-Intelligenz und Aufgabenmanagement.

HR-Exzellenz wird durch die vier Parameter Strategie, Organisation, Portfolio und Effizienz definiert. Ein wesentlicher Treiber für die Effizienz stellt die Unterstützung der Prozesse mit angemessenen IT-Systemen dar. Durch die richtigen Systeme und deren Integration wird sowohl die Leistungsfähigkeit als auch die Qualität der Prozesse gesteigert und führt damit zu HR-Effizienz. Daher erweist sich die HR-IT zunehmend als der Motor und Antrieb bei der Erreichung von HR-Effizienz und damit auch HR-Exzellenz.

Personalarbeit wird heute in allen Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt. Selbst kleine Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter verwenden indirekt bei ihrem Steuerberater Software für die Entgeltabrechnung. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigen die Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es wesentlich, dass die Auswahl der IT-Unterstützung für die HR-Prozesse unter anderem an die Besonderheiten, die Anforderungen, die Kultur und die Strategie des Unternehmens angepasst werden muss und somit angemessen sein sollte. Sicherlich sollte die IT-Unterstützung bei Großkonzernen anders ausgeprägt sein als bei KMUs. Die Effizienz kann daher nur relativ gemessen werden, immer in Abhängigkeit der Angemessenheit und der Ausprägung der Systeme. Effizienztreiber hingegen können unabhängig von den unternehmensindividuellen Rahmenbedingungen definiert werden.

Zwei Reifegradkriterien: Grad der Systemunterstützung und Integration

Die Effizienz lässt sich anhand zweier Reifegradkriterien beurteilen: Systemunterstützung und Integration (s. Abbildung 1). Es ist wichtig zu erarbeiten, welche Effizienztreiber in welcher Ausprägung mit IT unterstützt werden sollen (Systemunterstützung). Eine Unterstützung mit Excel oder Word ist
in der Regel besser als Papier aber weniger leistungsfähig als eine dedizierte Applikation. Dennoch kann bei der wirtschaftlichen Betrachtung eine Lösung mit Microsoft Office Komponenten angemessen sein.