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HR-Softwarelösungen und Mitarbeitererfahrung

Die Auswirkung von HR-Softwarelösungen auf die Mitarbeitererfahrung

Die Mitarbeiterzufriedenheit wird immer wichtiger und HR-Softwarelösungen können die Mitarbeitererfahrung definitiv beeinflussen.
Wir sprechen hier über Technologien und Softwarelösungen, die von der Personalabteilung eingesetzt werden, um verschiedene HR-Funktionen zu unterstützen und zu automatisieren.
Die HR-Softwarelösungen können auf verschiedene Arten die Mitarbeitererfahrung positiv beeinflussen:

Effizienz und Automatisierung:

Die Tools können administrative Aufgaben automatisieren, wie z.B. die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Onboarding-Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und fühlen sich weniger durch bürokratische Aufgaben belastet.

Self-Service und Transparenz:

Self-Service-Portale für Mitarbeiter bieten die Möglichkeit, allgemeine Informationen (z. B. über eine Wissensdatenbank) sowie persönliche Informationen einzusehen, zu ändern und zu verwalten. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten und Arbeitsdetails im Blick zu behalten und schnell und ohne Umwege auf Informationen Zugriff zu haben, ohne auf die HR-Abteilung angewiesen zu sein.

Talentmanagement und Weiterbildung:

HR-Softwarelösungen können bei der Identifizierung von Talenten im Unternehmen und der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen helfen. Mitarbeiter können ihre Karriereziele kommunizieren und die HR-Softwarelösung kann Empfehlungen für Schulungen oder interne Versetzungen geben, um ihre berufliche Entwicklung zu unterstützen.

Feedback und Leistungsmanagement:

Hier unterstützen Funktionen für kontinuierliches Feedback und Leistungsmanagement. Mitarbeiter können regelmäßig Feedback erhalten und ihre Fortschritte verfolgen, was zu einer besseren Leistungsförderung und Mitarbeiterentwicklung beiträgt.

Mitarbeiterbefragungen:

Moderne HR-Software nutzt Mitarbeiterbefragungen und Feedback, um gezielte Verbesserungen der Arbeitskultur zu ermöglichen. Anonyme Rückmeldungen fördern ehrlichen Austausch, stärken Vertrauen und steigern Mitarbeiterbindung sowie -zufriedenheit.

Kommunikation und Engagement:

HR-IT-Tools können Kommunikationsplattformen bieten, auf denen Mitarbeiter Informationen über Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen und Updates austauschen können. Dies fördert das Engagement der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

Work-Life-Balance:

Mit der richtigen Lösung ist es möglich, flexible Arbeitszeitmodelle zu unterstützen, die die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern können. Diese Flexibilität kann zu einer positiveren Mitarbeitererfahrung beitragen.

Datenbasierte Entscheidungen:

Das Sammeln und Auswerten unterschiedlichster Daten kann Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Fluktuationsrate oder Trends geben. Unternehmen können diese Daten analysieren, um Trends zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zu ergreifen oder unerwünschten Trends entgegen zu wirken.

Die Wirksamkeit von HR-Softwarelösungen hängt von der richtigen Implementierung, Anpassung an Unternehmens- und Mitarbeiterbedürfnisse sowie Mitarbeiter-Schulungen ab. Eine falsche Anwendung oder mangelnde Benutzerfreundlichkeit könnte sich negativ auf die Mitarbeitererfahrung auswirken.

Fazit: HR-Softwarelösungen haben das Potenzial, die Mitarbeitererfahrung zu revolutionieren. Von Effizienzsteigerung über Feedback bis hin zur Verbesserung der Work-Life-Balance bieten sie vielfältige Vorteile, die jedoch von einer sorgfältigen Implementierung und Anwendung abhängen.

Deckt Ihre HR-Softwarelösung alle für Sie relevanten Einsatzgebiete ab?
Falls nicht, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Employee Lifecycle – Teil 2: Recruiting

Effektives Recruiting  – Herausforderungen und Lösungen durch HR IT Systeme und AI

In der heutigen Geschäftswelt ist das Recruiting innerhalb des Employee Lifecycles eine Schlüsselaufgabe für Unternehmen. Die richtigen Talente zu finden und sie langfristig an das Unternehmen zu binden, erfordert kontinuierliche Anpassungen. In diesem Beitrag erfahren Sie etwas zu den Herausforderungen, denen Unternehmen auf diesem Weg begegnen, und wie moderne HR IT Systeme helfen können, diese zu bewältigen und künstliche Intelligenz (KI) / Artificial Intelligence (AI) dabei unterstützen können.

Was sollte ein HR IT System im Recruiting leisten können? 

Die Suche nach qualifizierten Kandidaten und die Bewertung ihrer Fähigkeiten sind zeitaufwändige Aufgaben. Ein HR IT System kann hier unterstützen und bietet im Recruitingprozess zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine effiziente Bewerberverwaltung, automatisiert Aufgaben wie Kommunikation und Terminplanung, unterstützt die Bewerberanalyse und das Matching, liefert umfassendes Reporting und Analytics, verbessert die Candidate Experience und gewährleistet Compliance und Datenschutz. Dadurch können Unternehmen den Recruiting-Prozess optimieren, effektiver arbeiten und eine positive Erfahrung für Bewerber schaffen.

Was sollte bezüglich einer positiven Candidate Experience alles beachtet werden?

Hierzu einige wichtige Punkte:

  • Klarheit und Transparenz:
    Geben Sie alle relevanten Informationen in der Stellenausschreibung an.
  • Reibungsloser Bewerbungsprozess:
    Vereinfachen Sie den Prozess und bieten Sie eine benutzerfreundliche Online-Bewerbungsmöglichkeit an.
  • Zeigen Sie Wertschätzung:
    Geben Sie zeitnah Rückmeldung und zeigen Sie Dankbarkeit für die Bewerbung.
  • Klare Zeitrahmen:
    Kommunizieren Sie klare Rückmeldefristen und halten Sie diese ein.
  • Professionelles und respektvolles Auftreten:
    Behandeln Sie alle Bewerber mit Respekt und Professionalität.
  • Transparenter Auswahlprozess:
    Erklären Sie den Bewerbern den Ablauf und die verschiedenen Stufen des Auswahlprozesses.
  • Feedback geben:
    Bieten Sie Bewerbern, die ausgeschieden sind, konstruktives Feedback an.
  • Offene Kommunikation:
    Seien Sie offen für Fragen und schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre.
Wie und wobei kann AI im Recruiting unterstützen? 
  • Effiziente Kandidatensuche:
    AI-basierte Systeme können große Mengen an Bewerbungen analysieren und relevante Kandidaten schneller identifizieren. Dies spart Zeit und Ressourcen für das HR-Team.
    Aber vielleicht befindet sich bereits das passende Talent in ihrem Unternehmen? Zur Identifizierung dieser Talente kann z. B. eine HR IT Lösung in Verbindung mit einem Kompetenzmanagement unterstützen.
  • Objektive Bewertung:
    AI kann Bewerberprofile anhand vordefinierter Kriterien objektiv bewerten, um eine faire Auswahl zu gewährleisten und menschliche Vorurteile zu reduzieren.
  • Kandidaten-Matching:
    Durch den Einsatz von AI können Kandidatenprofile automatisch mit Anforderungen von Stellenanzeigen abgeglichen werden, um eine genauere Übereinstimmung zu erzielen.
  • Verbesserte Datenanalyse:
    AI kann große Mengen an Daten analysieren, um Muster und Trends im Recruiting-Prozess zu erkennen und bessere strategische Entscheidungen zu treffen.

Moderne HR IT Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen im Recruiting-Prozess. Sie automatisieren zeitaufwändige Aufgaben, verbessern die Effizienz, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und ermöglichen eine positive Candidate Experience.

Erfahren Sie im nächsten Beitrag, wie wichtig es ist, neue Mitarbeitende durch einen perfekt aufgesetzten Onboarding Prozess einen erfolgreichen Start im Unternehmen zu gewährleisten.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und kommen wir ins Gespräch!

Organisationsentwicklung bei der Einführung von HR-Cloudlösungen

Das Thema Digitalisierung ist derzeit omnipräsent und betrifft insbesondere den HR Bereich der Unternehmen. Neben der technischen Implementierung ist auch die begleitende Organisationsentwicklung erfolgskritisch. Wir haben mit unserem Partner projekt0708 in ihrem Podcast „HR IT Talk“  darüber gesprochen. Hier ein paar Auszüge aus dem Gespräch:

„Das „digital“ in Digitalisierung setzt den Fokus auf die Technologie, obwohl es im Kern um massive Veränderungen der Lebens- und Arbeitsgewohnheiten von Mitarbeitern geht. Aus diesem Grund reicht es auch nicht aus, nur neue Technologien als Cloudbasiertes HR System einzuführen, moderne Tools können nur dann erfolgreich genutzt werden, wenn die organisationalen Rahmenbedingungen stimmen und die Belegschaft die neue Lösung mit trägt.“

„Um die Digitalisierung von HR erfolgreich zu begleiten, sehen wir bei WAHLER HR drei Schwerpunkte in Projekten mit unseren Kunden:
Wir müssen Mehrwerte für die unterschiedlichen Nutzergruppen aufzeigen, wir konzipieren Trainings, Kommunikationsmaßnahmen, Organisationsentwicklungsmaßnahmen tatsächlich mit den Mehrwerten für die Führungskräfte und Nutzergruppen und wichtig, dass wir die Veränderungen auch tatsächlich begleiten und messen um die Wirksamkeit der Einzelmaßnahmen auch beurteilen zu können.“

1. Akzeptanz schaffen: Bedürfnisse und die neue Rollen und Mehrwerte der verschiedenen Zielgruppen, HR-Mitarbeiter, Mitarbeiter und Führungskräfte transparent machen

„Lange Zeit haben sich Themen wie Changemanagement und Training im Rahmen von On-Premise Implementierungen auf das Thema HR konzentriert. Im Grunde waren diese Systeme für die operative HR Einheit, die sich damit auseinandersetzen mussten, das heißt alle Maßnahmen dazu waren natürlich auch auf HR ausgerichtet. Was die Kunden zunehmend feststellen, gerade während der Projekte, dass sich eine Erkenntnis breit macht, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter mit einzubinden sind. Denn Self-Services sind in den neuen Cloud Systemen immanent da, und daher können wir natürlich auch die unterschiedlichsten Rollen in die Business Prozesse einbinden und Zugang zum System geben. Das ist der entscheidende Wandel: mit den neuen Cloud Tools adressieren wir alle Mitarbeiter, alle Führungskräfte im Unternehmen, geben Ihnen Zugriff auf HR Daten und müssen Sie natürlich auch dazu bringen dieses zu nutzen. Ein kritischer Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer HR-Cloudlösungen ist, die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften zu schaffen, diese neuen Tools auch zu nutzen.“

2. Mehrwerte zielgruppenspezifisch aufzeigen: Kommunikation und Trainings an die jeweiligen Zielgruppen anpassen

„Die Einbindung weiterer Zielgruppen, zusätzlich zu HR, also alle Führungskräfte und alle Mitarbeiter, die in der Vergangenheit gar nicht betroffen waren, muss natürlich sehr frühzeitig und über die gesamte Projektlaufzeit erfolgen. Zusätzlich erfordert es, mit Widerständen dieser Zielgruppen zu rechnen und diese abzubauen. Die HR Mitarbeiter haben sich häufig gefreut, dass sie was neues was leistungsfähiges bekommen und waren sehr enthusiastisch, mit den Führungskräften sieht es manchmal schon anders aus, da müssen wir sehr intensiv mit ihnen arbeiten und ihnen auch die Mehrwerte aufzeigen die sie in Zukunft haben und nicht nur die Nachteile, dass sie jetzt mehr mit HR Prozessen konfrontiert sind.“

3. Organisationsentwicklungs-Maßnahmen passend zu Kultur, Rahmenbedingungen und Reifegrad der Organisation auswählen, begleiten und messen

„Wir suchen passende Organisationsentwicklungs-Instrumente aus und werden diese zusammen mit dem Kunden auf die Rahmenbedingungen und auf die Kultur im Unternehmen anpassen. Um das zu machen beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme mit ausgewählten Stakeholdern, also wo stehen die Unternehmen in Bezug auf deren Reifegrad, welche Kultur haben sie und wie groß ist die Bereitschaft für die Einführung von HR-Cloudlösungen. Erst danach werden passende Maßnahmen ausgewählt und designt. Diese Maßnahmen begleiten wir immer wieder durch Zwischenmessungen, um deren Erfolg beurteilen zu können.“

Um den gesamten Podcast anzuhören, klicken Sie hier.

Für weitere Informationen, wie wir Sie in Ihrer HR-Digitalisierung unterstützen können, erfahren Sie mehr bei unseren Leistungen.

Kompass der HR-Software Auswahl

Die aktuellen Rahmenbedingungen treiben die Digitalisierung konsequent voran. Oft ist dies gerade für die Personalorganisation eine Herausforderung. Aber auch für den Bereich HR ist es eine wesentliche Aufgabe verstärkt über die Digitalisierung von Prozessen nachzudenken. Für die Personalorganisation (Human Resources – HR) bedeutet dies, von papierbasierten Prozessen auf digitale umzusteigen, wie zum Beispiel beim Urlaubsantrag oder bei Krankmeldungen. Hierfür braucht es eine zielgerichtete und nachhaltige Auswahl einer HR-Software.

Doch wie können Sie unter hunderten von HR-Anwendungen die Richtige HR-Software für sich und die Bedarfe Ihres Unternehmens finden?

Die Entscheidung für die Digitalisierung der HR klingt in der Theorie erstmal einfach und oft wird in der Praxis sofort überlegt, welche Prozesse in welchen neuen Tools abgebildet werden können oder wie bereits existierende Tools noch besser genutzt werden können.

Doch damit fangen die Herausforderungen leider oft erst an. Schnell gilt es nicht mehr nur darum die operativen Fragen zu klären, sondern viel mehr auch um die strategische Ausrichtung: Soll die zukünftige HR-Software ein möglichst integriertes System sein oder sind verschiedene Spezialanwendungen für unterschiedliche Prozesse besser geeignet? Soll die Software im eigenen Haus betrieben werden, oder in der Cloud?

Die wohl essenzielle Frage, die oft aus den Augen verloren wird, ist dabei vor allem die Frage nach dem Nutzen und dem Mehrwert einer neuen HR- Software Lösung. Wie kann die neue HR-Software Lösung die Unternehmens- und HR-Strategie unterstützen? Welche kurz-, mittel- und langfristig Vorteile bringt eine neue HR-Softwarelösung für das Unternehmen, die Führungskräfte, Mitarbeiter, den Betriebsrat und die Personalorganisation?

Ein bewährtes und strukturiertes Vorgehen ist der Kompass im System-Dschungel

 

Erst nachdem die strategischen Fragestellungen geklärt und die strategischen Schwerpunkte der Personalorganisation dokumentiert sind, sollte man daraus die Anforderungen für die zukünftige Personalarbeit und auch die Personalorganisation sowie die Personalprozesse ableiten. Basierend auf diesen Überlegungen empfiehlt es sich, gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern ein Zielbild zu entwickeln. Dies beinhaltet in der Regel bereits technische Aspekte und Funktionalitäten. Aber wer weiß im Unternehmen schon, wie die gesuchte neue Software aussehen kann oder soll? Durch die hohe Zahl an potenziell passenden Systemen und deren schnelle Weiterentwicklung ist es fast unmöglich, die essenziellen Fragen zum unternehmensspezifischen Zielbild und Alternativen durch eigene Kräfte zu beantworten. Durch punktuelle externe Unterstützung in diesem Prozess kann sehr viel Zeit und Geld gespart sowie Frustration in der eignen Organisation vermieden werden. Das richtige Tool aus hunderten Angeboten herauszufinden, wird durch eine Internetrecherche allein nicht umfassend zu leisten sein, denn das Wesentliche steht nicht auf den Webseiten der Hersteller. Gerade durch qualifizierte Workshops mit den Anbietern und einer möglichst strukturierten und objektiven Bewertung durch die Fachexperten lassen sich die Dinge identifizieren, die wesentlich, aber nicht offensichtlich sind.

Wir bei WAHLER HR, können durch langjährige Erfahrung und unseren besonderen Beratungsansatz dabei sowohl einen wesentlichen Beitrag zur objektiven und schnellen Auswahl der geeigneten HR-Software-Anwendung leisten als auch bei der Implementierung gezielt unterstützen. Insbesondere die Entwicklung der internen Organisation, die durch die neuen digitalen Prozesse, Self-Services für Mitarbeiter und Manager und die damit verbundene Veränderung der Aufgaben die der Personalbereich erfährt, ist eine wesentliche Aufgabe. Gute Kommunikation und eine entsprechende Organisationsentwicklung führen zu deutlich erhöhter Akzeptanz und damit langfristig zu einem optimierten Return on Investment für das Unternehmen.

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Krisenfest durch Digitales HR-Management

Compliance und Risikominimierung durch Digitalisierung

Die Einführung der EU-DSGVO und insbesondere die aktuelle Corona-Krise zeigen eindrücklich, wie wichtig die Einführung einer digitalen Infrastruktur ist.
Die Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen unter Berücksichtigung der Datenschutzrichtlinien für den dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg ist gerade auch im Mittelstand entscheidend.

Nicht nur die aktuelle Krise zeigt, welche Bedeutung das Anbieten von digitalen Arbeitsplätzen und Prozessen haben kann. Dazu müssen aber gerade jetzt die Voraussetzungen geschaffen werden, da Chancen und Risiken sehr präsent sind und von vielen selbst erfahren werden.
Nur durch konsequenten Einsatz digitaler Medien, Prozesse und Systeme können die Herausforderungen zukünftig gemeistert werden.
Insbesondere der HR-Bereich zusammen mit der IT-Abteilung werden daher die treibenden Kräfte der Digitalisierung im Unternehmen werden.

Besonders die technischen Möglichkeiten von HR Cloud-Systemen treiben die Digitalisierung und ermöglichen die Einhaltung der DSGVO.

Lesen Sie hier auf Seite 15 den vollständigen Artikel.

Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen im Bereich HR Digitalisierung.

Fit für die Arbeitswelt der Zukunft

Wie werden Unternehmen fit für die Arbeitswelt der Zukunft? Ohne fachkundige Beratung sind die Herausforderungen der revolutionierten Arbeitswelt kaum zu meistern. Wie Unternehmen erfolgreich wachsen und agieren.

Die Zukunft der Arbeit ist dynamisch, agil und digital. Innovative Technologien bieten großes Wachstumspotential. Die Digitalisierung verändert aber auch die Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. HR kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. So muss sie den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen proaktiv begleiten und sich gleichzeitig selbst verändern. Um diesen Wandel zu meistern und unternehmerisches Wachstum zu garantieren, bedarf es fachlicher Expertise und Unterstützung.

Start-ups müssen lernen, strukturiert zu wachsen – und etablierte Unternehmen sollten versuchen innovative Technologien und den Spirit eines agilen Start-up zu integrieren.

Finden Sie hier den vollständigen Artikel.

Für weitere interessante Impulse zum Thema Arbeitswelt der Zukunft, hören Sie sich gerne die Folge „New Work vs. Old Work“ aus dem Podcast Arbeit im Wandel an. Unser Partner Dr. Wolfgang Appel, Professor für Personal- und Servicemanagement, argumentiert, wieso New Work und Agilität nicht immer und überall passend ist und welche Vorteile klare Hierarchien vor allem in Rahmenbedingungen außerhalb der Wissensarbeiter-Blase haben.

Mit der Einführung digitaler HR-Tools ist es nicht getan

Grundsätzlich führen digitale HR-Tools zu mehr Effizienz. Mit ihrer Einführung ist es jedoch nicht getan. Wir haben aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung drei neuralgische Punkte ausgemacht, mit denen die HR-Digitalisierung steht oder fällt.

  • Der erste Schritt ist aus unserer Sicht immer eine Mehrwertbetrachtung – über die reinen Kosteneinsparungen hinaus.
  • Der zweite wichtige Punkt ist die Auswahl der Mitarbeiter in der Projektphase. Wir haben für die Auswahl der richtigen Akteure sogar ein eigenes Assessment entwickelt.
  • Der dritte Punkt ist die Antwort auf die Frage, wie neue, digital aufgestellte HR das Unternehmen verändern.

Lesen Sie hier den vollständigen Artikel.

Neue HR-Cloudsysteme sind Managementsysteme mit HR-Inhalten

HR-Cloudsysteme – Über die Digitalisierung des HR-Managements und ihre Herausforderungen.

Die neuen, cloudbasierten HR-Systeme greifen weit in alle Winkel des Unternehmens hinein und werden somit zu Managementsystemen mit HR-Inhalten, bei denen jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft auch Zugriff erhält – selbstverständlich eingeschränkt im Rahmen der Berechtigungskompetenz.

Um eine geeignete HR-Architektur zu entwickeln und zu etablieren, die bei den täglichen, immer wiederkehrenden Abläufen hilfreich ist und viel Zeit spart, ist es notwendig, im Voraus diverse Fragen zur HR-Strategie und dem HR-Geschäftsmodell zu klären.

Hier finden Sie den vollständigen Artikel.

Die digitale HR-Organisation – Wo wir stehen, was wir brauchen

Die digitale HR Organisation

Die digitale HR-Organisation – Quo vadis, Personalmanagement?

Dieses Buch macht Lust auf die digitale Transformation des Personalwesens und bietet eine solide Ausgangsbasis für alle, die den Wandel mitgestalten.
In 22 Beiträgen geben wir HR-Experten aus Wissenschaft und Praxis Einblick in zentrale Handlungsfelder und Entwicklungsbereiche.

Sie skizzieren Wege zur HR-Organisation der Zukunft und zeigen:

  • wie die Digitalisierung HR-Zielbilder und -Geschäftsmodelle verändert
  • warum Personalmanager ein erweitertes Kompetenzenset brauchen
  • wie HR-Abteilungen ihre Strukturen, Prozesse und Systeme umkrempeln
  • welchen Nutzen HR-Analytics, künstliche Intelligenz oder Robotik bringen
  • was im Hinblick auf Arbeitsrecht und Datenschutz zu beachten ist
  • wie die Personalfunktion Impulse in der Organisationsentwicklung setzt

Informationen und Zusammenfassungen können Sie in der 03/2018 Ausgabe der Fachzeitschrift „Personalwirtschaft“ nachlesen oder hier die gebundene Ausgabe erwerben.

Herausgeber: Prof. Dr. Wolfgang Appel und Michael Wahler, Luchterhand Verlag, München 2018

 

Digitale HR Organisation

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