Transformation im Unternehmen: Erfolgsgeheimnis Change Management bei der Implementierung neuer HR Software

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen unausweichlich mit den neuesten Technologien Schritt zu halten um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Einführung neuer Software kann jedoch für Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Angst vor Arbeitsplatzverlust in der Luft liegt. Statt Widerstand zu erzeugen, kann ein effektives Change Management den Grundstein für Akzeptanz und sogar Begeisterung legen.

Die menschliche Komponente im Wandel

Während Technologie großartige Möglichkeiten bietet, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern,
darf der menschliche Aspekt nicht vernachlässigt werden. Die größten Widerstände gegen Veränderungen entstehen oft aus Unsicherheit und der Angst vor dem Unbekannten. Hier kommt Change Management ins Spiel:

Die Schlüsselkomponenten eines erfolgreichen Change Managements

  • Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gut informiert sind und erklären Sie, warum die Software eingeführt wird und welche Vorteile dies für ihre tägliche Arbeit mitbringt. Transparenz ist der Schlüssel zur Minimierung von Unsicherheiten und Ängsten.
  • Schulungen und Unterstützung: Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, damit sich Ihre Mitarbeiter mit der neuen Software vertraut machen können. Dadurch fühlen sie sich abgeholt und haben das Gefühl alle notwendigen Fähigkeiten für den Umgang mit der neuen Software entwickeln zu können, was wiederum die Akzeptanz fördert.
  • Einbeziehung der Mitarbeiter: Binden Sie soweit möglich, Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit ein. Geben Sie Raum für Vorschläge, Ideen und Feedback und lassen Ihre Mitarbeiter so Teil des Wandels sein.
  • Erfolgsgeschichten teilen: Zeigen Sie Beispiele erfolgreicher Implementierungen und wie die neue Software die Prozesse verbessern kann. Dies kann Ängste abbauen und Akzeptanz fördern.

Die Einführung neuer Software kann eine Bereicherung für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie den Wandel behutsam begleiten.

Die erfolgreiche Implementierung beinhaltet die Akzeptanz der Mitarbeitenden und eine reibungslose Integration. Wir unterstützen Sie in diesem Change Management Prozess. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch.

Ist Ihnen bewusst, dass der Umgang mit Bewerberdaten eine kritische Datenschutzfrage in Ihrem Unternehmen darstellen kann?

Warum nicht einen kurzen Selbsttest durchführen? Suchen Sie „Lebenslauf“ in Ihrer Mailbox und Ihrem System – was haben Sie gefunden?

Datenschutzverletzungen im Umgang mit Bewerbungsunterlagen können vielfältige Formen annehmen, abhängig davon, wie Daten gespeichert, verarbeitet, weitergegeben und gelöscht werden.

Das Wichtigste in Kürze für Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen:

  • Datenschutz gilt auch im Bewerbungsprozess, da es sich um personenbezogene Daten der Bewerber handelt.
  • Bewerberdaten dürfen nur zweckgebunden genutzt, verarbeitet und von autorisierten Personen im Bewerbungsverfahren verwendet werden.
  • Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses oder der Besetzung einer Stelle ist die Löschung der Daten für Ihr Unternehmen verpflichtend, sofern keine ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers zur weiteren Speicherung vorliegt.

Datenschutzverletzungen können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben, wie Bußgelder, Schadensersatzansprüche oder Reputationsverluste.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die personenbezogenen Daten von Bewerbern zu schützen.

Bereit für ein datenschutzoptimiertes und reibungsloses Bewerbungsverfahren? Ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Bezug auf Bewerberdaten in Ihrem Unternehmen gewährleistet?

Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Beratungsgespräch!

Lassen Sie uns Ihre internen HR- und IT-Prozesse optimieren, um Datenschutzrichtlinien in Bezug auf Bewerbungsunterlagen umzusetzen.

Wir stehen Ihnen gerne mit unserer Expertise zur Seite.

Das Offboarding ist der letzte Eindruck, den ein Mitarbeitender von Ihrem Unternehmen mitnimmt und er kann genauso wichtig sein wie der erste.

Ein reibungsloser Abschied kann nicht nur den Übergang für den ausscheidenden Mitarbeiter angenehmer gestalten, sondern auch die Tür für eine mögliche Rückkehr oder Empfehlungen öffnen. Er beinhaltet sowohl rechtliche als auch emotionale Aspekte und beeinflusst den Abschiedseindruck eines Mitarbeiters entscheidend.

Die Führungskraft sollte respektvoll, einfühlsam und unterstützend sein, aktiv zuhören und klare Informationen bieten, um dem Mitarbeiter einen positiven Abschiedsprozess zu ermöglichen und die Möglichkeit einer zukünftigen Zusammenarbeit offenzuhalten.
Unterstützt kann die Führungskraft hier durch Schulungen, Ressourcen und den Erfahrungsaustausch mit Kollegen und Kolleginnen werden. Dies hilft ihr, Offboarding-Situationen professionell zu bewältigen.

Wie HR IT-Systeme ein professionelles Offboarding unterstützen können:

Auch ein HR IT-System kann eine wichtige Rolle spielen, um den Offboarding-Prozess reibungslos und professionell zu gestalten, z.B.:

  • Automatisierung ermöglichen: Es kann Dokumente erstellen, Arbeitsmittel-Rückgaben koordinieren und Feedback-Umfragen durchführen.
  • Checklisten und Erinnerungen bereitstellen: Personalisierte Checklisten und Erinnerungen gewährleisten, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
  • Feedback und Umfragen erleichtern: Die Plattform kann Feedback von ausscheidenden Mitarbeitern sammeln, um Verbesserungen im Offboarding-Prozess vorzunehmen.
  • Sicherheitskontrollen gewährleisten: Sensible Daten können sicher gelöscht oder übertragen werden, um Datenschutzbestimmungen zu erfüllen.
  • Rekrutierungspotenzial nutzen: Informationen über ausscheidende Mitarbeiter können in einem Talent-Pool gespeichert werden, um potenzielle Rückkehrer oder Empfehlungen für zukünftige Positionen im Auge zu behalten.

Ein effizientes Offboarding-Verfahren trägt dazu bei, die Beziehung zu ausscheidenden Mitarbeitern zu pflegen und den Ruf Ihres Unternehmens zu stärken. Ein guter Abschied kann genauso wichtig sein wie ein guter Start.
Ob der Offboarding-Prozesses innerhalb einer HR-Suite, wie z. B. Workday, oder einer Offboarding-Software, wie z. B. GoCo oder intelliHR, die für Sie passende Lösung ist, hängt von der Balance zwischen nahtloser Integration und Anpassungsfreiheit sowie den spezifischen Anforderungen und der Infrastruktur des Unternehmens ab.

Wie unterstützt Ihr Unternehmen das Offboarding mithilfe von HR IT-Systemen?
Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen und unterstützen Sie gerne dabei, Ihren Prozess optimal aufzusetzen!

Im „War for Talents“ als Arbeitgeber punkten? Das klappt nur durch effektive Mitarbeiterbindung.

Eine Beförderung ist ein bekanntes Mittel, um Mitarbeiter zu halten, aber ohne eine gute Mischung von weiteren Maßnahmen ist es nicht möglich, Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Wir erklären Dir, was diese Mischung ausmacht und fassen kurz zusammen, was Forschung und Befragungen ergeben haben.

Um die Vorteile der Mitarbeiterbindung nutzen zu können, müssen Unternehmen bestimmte Faktoren beachten. Der Gallup Engagement Index zeigt regelmäßig, dass nur wenige Arbeitnehmer eine wahre Bindung zu ihrem Unternehmen haben. Die meisten machen nur Dienst nach Vorschrift.

6 Säulen der Mitarbeiterbindung verhindern dieses Szenario.

Dabei geht es um

  • Arbeitsumfeld und die Atmosphäre in der Organisation
  • Anerkennung, Entwicklung und Aufstiegsmöglichkeiten
  • Gesundheitsmanagement, Freizeit und Flexibilität
  • Employer Branding und Außenwirkung
  • Gelebte Unternehmenskultur und Kommunikation
  • Finanzvorteile und Benefits

Es ist wichtig, dass Maßnahmen zur Belegschaft passen, glaubwürdig sind und den Wünschen der Mitarbeiter entsprechen. Eine Mitarbeiterumfrage kann dabei helfen, die Bedürfnisse der Arbeitnehmer besser zu verstehen – siehe dazu auch unseren Artikel zum Thema Mitarbeiterbefragungen digital. Wir empfehlen, alle Mitarbeiterbindungsstrategien regelmäßig zu überprüfen und Feedback der Mitarbeiter anzunehmen, um zufriedene Mitarbeiter zu halten.

Erwähnt seien auch die Leistungsträger, Experten und qualifizierte Fachkräfte. Durch selektive Mitarbeiterbindung kann das wertvollste Personal effektiv gehalten werden.

Unsere Top 10 konkreter und innovativer Strategien zur Mitarbeiterbindung in der post-Covid-Arbeitswelt:

  • Kostenlose Verpflegung
  • Kinderbetreuung
  • Teamevents
  • Home Office, flexible Arbeitszeiten, reduzierte Arbeitstage
  • Möglichkeit Teilzeitarbeit und Job Sharing für Führungskräfte
  • Entwicklungsbudget
  • CSR-Programme (gemeinsames soziales Engagement)
  • ESOPs/VSOPs Mitarbeiterbeteiligungsprogramme
  • Sabbatical-Programme
  • Mentor/Buddy-Programme

Wir helfen Ihnen, Ihre Strategie zur Mitarbeiterbindung erfolgreich umzusetzen, vereinbaren Sie jetzt einen Gesprächstermin!

Die moderne Personalverwaltung profitiert erheblich von der digitalen Personalakte, die als bedeutsames Werkzeug dient. Sie gewährleistet eine effiziente, sichere und transparente Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, Dokumenten und Abläufen. Neben den Vorteilen für die Personalabteilung ermöglicht die digitale HR-Akte den Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf ihre eigenen Daten und die eigenständige Aktualisierung derselben.

Allerdings geht es bei der digitalen Personalakte nicht nur um Effizienz, sondern auch um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Die Konformität mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie anderer relevanter Gesetze und Vorschriften ist von großer Bedeutung. Hierzu gehören:

  • Die Beachtung von Fristen zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten.
  • Die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit mittels technischer und organisatorischer Maßnahmen.
  • Das Einholen der Zustimmung der Mitarbeiter zur Verarbeitung ihrer Daten.
  • Die Informierung der Mitarbeiter über ihre Rechte, wie Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
  • Die Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung und Nutzung der digitalen HR-Akte.

Die digitale Personalakte stellt somit nicht nur eine nützliche Lösung für die Personalabteilung dar, sondern ist auch rechtlich relevant. Unternehmen sollten deshalb auf spezialisierte Softwarelösungen setzen, die eigens für die digitale Personalakte entwickelt wurden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Solche Lösungen bieten nicht nur die erforderlichen Funktionen und Sicherheitsstandards, sondern gewährleisten auch eine rechtssichere Dokumentation und Archivierung der Daten. Dadurch können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken und ihr Image als attraktiver Arbeitgeber fördern.

Wie sieht es in Ihre Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben aus, wenn es um persönliche Daten von Mitarbeitenden geht?

Gerne gehen wir mit Ihnen hierzu ins Gespräch, kommen Sie auf uns zu!

Effektives Recruiting  – Herausforderungen und Lösungen durch HR IT Systeme und AI

In der heutigen Geschäftswelt ist das Recruiting innerhalb des Employee Lifecycles eine Schlüsselaufgabe für Unternehmen. Die richtigen Talente zu finden und sie langfristig an das Unternehmen zu binden, erfordert kontinuierliche Anpassungen. In diesem Beitrag erfahren Sie etwas zu den Herausforderungen, denen Unternehmen auf diesem Weg begegnen, und wie moderne HR IT Systeme helfen können, diese zu bewältigen und künstliche Intelligenz (KI) / Artificial Intelligence (AI) dabei unterstützen können.

Was sollte ein HR IT System im Recruiting leisten können? 

Die Suche nach qualifizierten Kandidaten und die Bewertung ihrer Fähigkeiten sind zeitaufwändige Aufgaben. Ein HR IT System kann hier unterstützen und bietet im Recruitingprozess zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine effiziente Bewerberverwaltung, automatisiert Aufgaben wie Kommunikation und Terminplanung, unterstützt die Bewerberanalyse und das Matching, liefert umfassendes Reporting und Analytics, verbessert die Candidate Experience und gewährleistet Compliance und Datenschutz. Dadurch können Unternehmen den Recruiting-Prozess optimieren, effektiver arbeiten und eine positive Erfahrung für Bewerber schaffen.

Was sollte bezüglich einer positiven Candidate Experience alles beachtet werden?

Hierzu einige wichtige Punkte:

  • Klarheit und Transparenz:
    Geben Sie alle relevanten Informationen in der Stellenausschreibung an.
  • Reibungsloser Bewerbungsprozess:
    Vereinfachen Sie den Prozess und bieten Sie eine benutzerfreundliche Online-Bewerbungsmöglichkeit an.
  • Zeigen Sie Wertschätzung:
    Geben Sie zeitnah Rückmeldung und zeigen Sie Dankbarkeit für die Bewerbung.
  • Klare Zeitrahmen:
    Kommunizieren Sie klare Rückmeldefristen und halten Sie diese ein.
  • Professionelles und respektvolles Auftreten:
    Behandeln Sie alle Bewerber mit Respekt und Professionalität.
  • Transparenter Auswahlprozess:
    Erklären Sie den Bewerbern den Ablauf und die verschiedenen Stufen des Auswahlprozesses.
  • Feedback geben:
    Bieten Sie Bewerbern, die ausgeschieden sind, konstruktives Feedback an.
  • Offene Kommunikation:
    Seien Sie offen für Fragen und schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre.
Wie und wobei kann AI im Recruiting unterstützen? 
  • Effiziente Kandidatensuche:
    AI-basierte Systeme können große Mengen an Bewerbungen analysieren und relevante Kandidaten schneller identifizieren. Dies spart Zeit und Ressourcen für das HR-Team.
    Aber vielleicht befindet sich bereits das passende Talent in ihrem Unternehmen? Zur Identifizierung dieser Talente kann z. B. eine HR IT Lösung in Verbindung mit einem Kompetenzmanagement unterstützen.
  • Objektive Bewertung:
    AI kann Bewerberprofile anhand vordefinierter Kriterien objektiv bewerten, um eine faire Auswahl zu gewährleisten und menschliche Vorurteile zu reduzieren.
  • Kandidaten-Matching:
    Durch den Einsatz von AI können Kandidatenprofile automatisch mit Anforderungen von Stellenanzeigen abgeglichen werden, um eine genauere Übereinstimmung zu erzielen.
  • Verbesserte Datenanalyse:
    AI kann große Mengen an Daten analysieren, um Muster und Trends im Recruiting-Prozess zu erkennen und bessere strategische Entscheidungen zu treffen.

Moderne HR IT Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen im Recruiting-Prozess. Sie automatisieren zeitaufwändige Aufgaben, verbessern die Effizienz, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und ermöglichen eine positive Candidate Experience.

Erfahren Sie im nächsten Beitrag, wie wichtig es ist, neue Mitarbeitende durch einen perfekt aufgesetzten Onboarding Prozess einen erfolgreichen Start im Unternehmen zu gewährleisten.

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Individuelle Emailanfragen an HR – muss das sein?

Anfragen an die HR Abteilung lassen sich durch ein digitalisiertes Case Management System um mehr als 75% nachhaltig reduzieren. Als HR-Manager haben Sie täglich mit einer Vielzahl von Anfragen und Problemen seitens ihrer Mitarbeitern zu tun. Eine manuelle Bearbeitung bindet unnötig Ressourcen und erlaubt kaum Weiterentwicklung der Organisationseffizienz.

Gibt es eine elegante Lösung?

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf Case Management Tools für einen schnellen, übersichtlichen und personenunabhängigen Service. Ein Case Management System ist eine webbasierte Software, welche Anfragen von Mitarbeitern über ein zentrales Service-Portal koordiniert und systematisiert. Jede Anfrage wird in Echtzeit erfasst und einem Personenkreis zugewiesen, um einen geordneten Bearbeitungsprozess zu ermöglichen. Dies ermöglicht einen schnellen, kontrollierten und für alle Beteiligten transparenten Service. Dadurch erhöht sich auch erheblich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was kann eine Wissensdatenbank?

Die meisten Case Management Systeme sind außerdem an eine Wissensdatenbank angebunden. Hier werden alle HR-Informationen gesammelt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Ein solches Wissensmanagement wird schnell zu einer drastischen Reduktion von Anfragen führen. Es ermöglicht den HR-Mitarbeitern, häufig gestellte Fragen zu vermeiden, indem sie den Mitarbeitern einen Selbstbedienungsansatz bieten. Dies wiederum entlastet das HR-Team und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben und die Lösung komplexerer Probleme zu konzentrieren.

Darüber hinaus kann eine Knowledge Base im HR Management auch als Kommunikations- und Kollaborationsplattform dienen. Mitarbeiter können direktes Feedback geben, Fragen stellen oder Vorschläge machen, was weiter zu einem stärkeren Engagement und einer positiven Unternehmenskultur beiträgt.

Erfahrungen zahlreicher HR-Experten zeigen, dass der Einsatz von Case Management Systemen einen durchweg positiven Einfluss auf die Arbeitsprozesse hat und Kosten einspart.

Die Vorteile auf einen Blick

  • keine Emails mehr in verschiedenen Postfächern, die ohne Verknüpfung zu einem Fall oder Mitarbeiter im Postfach liegen
  • steter und teils automatischer Aufbau von Wissensdatenbanken und Automatisierung von Anfragen
  • Vermeidung von Nadelöhren oder persönlicher Präferenzen bei den Bearbeitern
  • Informationen organisiert und für den Mitarbeiter leicht zugänglich
  • Automatisierte Analyse der Effizienz und Themenbereiche erlauben proaktive und präventive Maßnahmen

Wie kann es weitergehen?

Inzwischen sind HR Case Management Tools zu einem integralen Bestandteil moderner HR-Lösungen geworden. Unternehmen, welche die Vorteile einer solchen Software nutzen, werden auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und ihr volles Potential ausschöpfen. Viele HR IT-Tools können aber auch zu unnötiger Komplexität führen, daher sind integrierte Systeme eine elegante Lösung. Wir helfen Ihnen!

Möchten Sie mehr erfahren? Mit uns als Partner können Sie persönlich und maßgeschneidert Lösungen finden und einfach implementieren. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt von der Erfassung der Kriterien über die Auswahl geeigneter Software bis hin zur vollständigen Implementierung mit Projektmanagement und Mitarbeiterschulung und richten uns dabei ganz nach Ihren Bedürfnissen.

 

Wie werden Unternehmen fit für die Arbeitswelt der Zukunft? Ohne fachkundige Beratung sind die Herausforderungen der revolutionierten Arbeitswelt kaum zu meistern. Wie Unternehmen erfolgreich wachsen und agieren.

Die Zukunft der Arbeit ist dynamisch, agil und digital. Innovative Technologien bieten großes Wachstumspotential. Die Digitalisierung verändert aber auch die Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. HR kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. So muss sie den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen proaktiv begleiten und sich gleichzeitig selbst verändern. Um diesen Wandel zu meistern und unternehmerisches Wachstum zu garantieren, bedarf es fachlicher Expertise und Unterstützung.

Start-ups müssen lernen, strukturiert zu wachsen – und etablierte Unternehmen sollten versuchen innovative Technologien und den Spirit eines agilen Start-up zu integrieren.

Finden Sie hier den vollständigen Artikel.

Für weitere interessante Impulse zum Thema Arbeitswelt der Zukunft, hören Sie sich gerne die Folge „New Work vs. Old Work“ aus dem Podcast Arbeit im Wandel an. Unser Partner Dr. Wolfgang Appel, Professor für Personal- und Servicemanagement, argumentiert, wieso New Work und Agilität nicht immer und überall passend ist und welche Vorteile klare Hierarchien vor allem in Rahmenbedingungen außerhalb der Wissensarbeiter-Blase haben.

Grundsätzlich führen digitale HR-Tools zu mehr Effizienz. Mit ihrer Einführung ist es jedoch nicht getan. Wir haben aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung drei neuralgische Punkte ausgemacht, mit denen die HR-Digitalisierung steht oder fällt.

  • Der erste Schritt ist aus unserer Sicht immer eine Mehrwertbetrachtung – über die reinen Kosteneinsparungen hinaus.
  • Der zweite wichtige Punkt ist die Auswahl der Mitarbeiter in der Projektphase. Wir haben für die Auswahl der richtigen Akteure sogar ein eigenes Assessment entwickelt.
  • Der dritte Punkt ist die Antwort auf die Frage, wie neue, digital aufgestellte HR das Unternehmen verändern.

Lesen Sie hier den vollständigen Artikel.

HR-Cloudsysteme – Über die Digitalisierung des HR-Managements und ihre Herausforderungen.

Die neuen, cloudbasierten HR-Systeme greifen weit in alle Winkel des Unternehmens hinein und werden somit zu Managementsystemen mit HR-Inhalten, bei denen jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft auch Zugriff erhält – selbstverständlich eingeschränkt im Rahmen der Berechtigungskompetenz.

Um eine geeignete HR-Architektur zu entwickeln und zu etablieren, die bei den täglichen, immer wiederkehrenden Abläufen hilfreich ist und viel Zeit spart, ist es notwendig, im Voraus diverse Fragen zur HR-Strategie und dem HR-Geschäftsmodell zu klären.

Hier finden Sie den vollständigen Artikel.