Employee Life Cycle – Entwicklung

Warum ist die Entwicklung von Mitarbeitenden so wichtig?

Die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden stellt einen bedeutenden Faktor im Employee Lifecycle für sämtliche Unternehmen dar, welche die Motivation, Bindung und Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden als Ziel haben.

Die Entwicklung ist eine wichtige Phase im Employee Lifecycle, die sich auf die berufliche und persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden bezieht und zielt darauf ab, die Mitarbeitenden zu befähigen, ihre Potenziale auszuschöpfen, ihre Kompetenzen zu erweitern und ihre Karriereziele zu erreichen.

Dies Phase umfasst verschiedene Maßnahmen und Instrumente, die das Unternehmen einsetzen kann, um die Mitarbeitenden zu unterstützen und zu fördern. Zum Beispiel kann das Unternehmen individuelle Karrierepläne erstellen, die auf die Stärken, Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind.

Auch unterstützen hier regelmäßige Leistungsbeurteilungen, um den Mitarbeitenden ein konstruktives Feedback und eine klare Orientierung zu geben. Das Unternehmen kann zudem interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten, die den Mitarbeitenden helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und neue Herausforderungen anzunehmen.

Diese Förderung und Entwicklung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen bzw. den Führungskräften und den Mitarbeitenden, eine transparente Kommunikation und eine Anerkennung der Leistungen. Eine erfolgreiche Entwicklung der Mitarbeitenden kann die Mitarbeitermotivation, die Produktivität und die Loyalität erhöhen.

Ein HR IT-System kann die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden unterstützen, indem es:

– Eine zentrale Plattform für die Erstellung und Verwaltung von individuellen Karriereplänen bietet
– Die Leistungsbeurteilungen digitalisiert und dokumentiert
– Die Weiterbildungsmöglichkeiten übersichtlich darstellt und an die Kompetenzen der Mitarbeitenden anpasst
– Die Kommunikation und das Feedback zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitenden erleichtert
– Die Anerkennung und Wertschätzung der Mitarbeitenden fördert

Unterstützt Ihr HR IT-System bereits alle Belange der Mitarbeitendenentwicklung und sind Sie damit zufrieden? Was könnte verbessert werden?

Gehen Sie mit uns ins Gespräch!

Das Onboarding – Ein zentraler, oft unterschätzter Aspekt des Employee Lifecycles

Das Onboarding, auch als Einführungsphase oder Einarbeitungsphase bekannt, bezieht sich auf den Prozess, durch den neue Mitarbeitende in das Unternehmen integriert werden, um ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen und ihre langfristige Produktivität aber auch deren Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Erfahren Sie in diesem Beitrag auch, wie eine HR-Softwarelösung in dieser Phase unterstützen kann!

Preboarding:

Ein effektives Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Neue Mitarbeitende erhalten zur Vorbereitung Informationen über das Unternehmen, seine Kultur, Werte und Erwartungen und auch erforderliche Dokumente werden im Voraus ausgefüllt. Die Möglichkeit, zukünftige Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, erleichtert den Einstieg in das neue Unternehmen, sofern dies möglich ist.

Erster Arbeitstag:

Am ersten Arbeitstag sollte das Unternehmen einen herzlichen Empfang bieten, den Arbeitsplatz und die notwendigen Ressourcen vorbereiten sowie einen klaren Überblick über Unternehmensrichtlinien und -prozesse vermitteln. Zudem ist es wichtig, den neuen Mitarbeitenden mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften bekannt zu machen, um eine reibungslose Integration zu fördern.

Einführung in die Rolle:

In den folgenden Tagen und Wochen sollten neue Mitarbeitende eine gründliche Einführung in ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten erhalten. Dies kann Schulungen, Bildungsmaterialien und einen klaren Fahrplan für die ersten Monate umfassen.

Kulturelle Integration:

Ein Verständnis für die Unternehmenskultur ist entscheidend. Neue Mitarbeitende sollten über die Werte, Vision und Mission des Unternehmens informiert werden, um sich besser einzufügen und eine langfristige Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Eine HR-Software unterstützt die Vorbereitung neuer Mitarbeitenden durch zentrale Informationsvermittlung, E-Learning, virtuelle Rundgänge, digitales Dokumentenausfüllen, Kommunikation und Aufgabenverwaltung. Dies erleichtert einen reibungslosen Start vor dem ersten Arbeitstag.

Ein effektives Onboarding stärkt nicht nur das Engagement und die Bindung neuer Mitarbeitenden, sondern trägt auch zur Reduzierung der Einarbeitungszeit und -kosten bei. Es vermittelt den Mitarbeitenden das Gefühl, geschätzt und integriert zu sein, was sich positiv auf ihre Motivation und Produktivität auswirkt.

Insgesamt ist das Onboarding eine strategische Investition, die Unternehmen dabei unterstützt, talentierte Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig zu halten, indem es ihnen den bestmöglichen Start in ihre neue Position bietet.

Wie kann hierbei eine HR-Softwarelösung (automatisiert) unterstützen?

Preboarding:

•     Vorabausfüllen von erforderlichen Dokumenten, digitale Unterschrift
•     Bereitstellung von Unternehmensinformationen

•     E-Learning-Module zur Einführung in die Unternehmenskultur

Erster Arbeitstag:

•     Digitaler Rundgang durch das Unternehmen

•     Bereitstellung von Arbeitsplatz, Ressourcen und notwendiger Zugänge

•     Vermittlung von Unternehmensrichtlinien und -prozessen

Einführung in die Arbeitsrolle:

•     Bereitstellung von Schulungsmaterialien und Online-Kursen
•     Personalisierte Einarbeitungspläne

•     Digitales Aufgaben- und Zielmanagement

Kulturelle Integration:

•     Multimediale Präsentation der Unternehmenswerte und -kultur
•     Zusammenführung mit Kollegen und Vorgesetzten
•     Mentoring-Programme und Austauschplattformen

Nutzen Sie die Vorteile einer modernen HR-IT-Lösung, um Ihr Onboarding zu optimieren und einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Folgen Sie uns auf LinkedIn oder kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihre Einführungsprozesse effizienter gestalten können und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit steigern können.

 

HR-Softwarelösungen und Mitarbeitererfahrung

Die Auswirkung von HR-Softwarelösungen auf die Mitarbeitererfahrung

Die Mitarbeiterzufriedenheit wird immer wichtiger und HR-Softwarelösungen können die Mitarbeitererfahrung definitiv beeinflussen.
Wir sprechen hier über Technologien und Softwarelösungen, die von der Personalabteilung eingesetzt werden, um verschiedene HR-Funktionen zu unterstützen und zu automatisieren.
Die HR-Softwarelösungen können auf verschiedene Arten die Mitarbeitererfahrung positiv beeinflussen:

Effizienz und Automatisierung:

Die Tools können administrative Aufgaben automatisieren, wie z.B. die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Onboarding-Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und fühlen sich weniger durch bürokratische Aufgaben belastet.

Self-Service und Transparenz:

Self-Service-Portale für Mitarbeiter bieten die Möglichkeit, allgemeine Informationen (z. B. über eine Wissensdatenbank) sowie persönliche Informationen einzusehen, zu ändern und zu verwalten. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten und Arbeitsdetails im Blick zu behalten und schnell und ohne Umwege auf Informationen Zugriff zu haben, ohne auf die HR-Abteilung angewiesen zu sein.

Talentmanagement und Weiterbildung:

HR-Softwarelösungen können bei der Identifizierung von Talenten im Unternehmen und der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen helfen. Mitarbeiter können ihre Karriereziele kommunizieren und die HR-Softwarelösung kann Empfehlungen für Schulungen oder interne Versetzungen geben, um ihre berufliche Entwicklung zu unterstützen.

Feedback und Leistungsmanagement:

Hier unterstützen Funktionen für kontinuierliches Feedback und Leistungsmanagement. Mitarbeiter können regelmäßig Feedback erhalten und ihre Fortschritte verfolgen, was zu einer besseren Leistungsförderung und Mitarbeiterentwicklung beiträgt.

Mitarbeiterbefragungen:

Moderne HR-Software nutzt Mitarbeiterbefragungen und Feedback, um gezielte Verbesserungen der Arbeitskultur zu ermöglichen. Anonyme Rückmeldungen fördern ehrlichen Austausch, stärken Vertrauen und steigern Mitarbeiterbindung sowie -zufriedenheit.

Kommunikation und Engagement:

HR-IT-Tools können Kommunikationsplattformen bieten, auf denen Mitarbeiter Informationen über Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen und Updates austauschen können. Dies fördert das Engagement der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

Work-Life-Balance:

Mit der richtigen Lösung ist es möglich, flexible Arbeitszeitmodelle zu unterstützen, die die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern können. Diese Flexibilität kann zu einer positiveren Mitarbeitererfahrung beitragen.

Datenbasierte Entscheidungen:

Das Sammeln und Auswerten unterschiedlichster Daten kann Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Fluktuationsrate oder Trends geben. Unternehmen können diese Daten analysieren, um Trends zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zu ergreifen oder unerwünschten Trends entgegen zu wirken.

Die Wirksamkeit von HR-Softwarelösungen hängt von der richtigen Implementierung, Anpassung an Unternehmens- und Mitarbeiterbedürfnisse sowie Mitarbeiter-Schulungen ab. Eine falsche Anwendung oder mangelnde Benutzerfreundlichkeit könnte sich negativ auf die Mitarbeitererfahrung auswirken.

Fazit: HR-Softwarelösungen haben das Potenzial, die Mitarbeitererfahrung zu revolutionieren. Von Effizienzsteigerung über Feedback bis hin zur Verbesserung der Work-Life-Balance bieten sie vielfältige Vorteile, die jedoch von einer sorgfältigen Implementierung und Anwendung abhängen.

Deckt Ihre HR-Softwarelösung alle für Sie relevanten Einsatzgebiete ab?
Falls nicht, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Einsatz und Nutzen von Case Management Systemen in der Personalwirtschaft

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Individuelle Emailanfragen an HR – muss das sein?

Anfragen an die HR Abteilung lassen sich durch ein digitalisiertes Case Management System um mehr als 75% nachhaltig reduzieren. Als HR-Manager haben Sie täglich mit einer Vielzahl von Anfragen und Problemen seitens ihrer Mitarbeitern zu tun. Eine manuelle Bearbeitung bindet unnötig Ressourcen und erlaubt kaum Weiterentwicklung der Organisationseffizienz.

Gibt es eine elegante Lösung?

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf Case Management Tools für einen schnellen, übersichtlichen und personenunabhängigen Service. Ein Case Management System ist eine webbasierte Software, welche Anfragen von Mitarbeitern über ein zentrales Service-Portal koordiniert und systematisiert. Jede Anfrage wird in Echtzeit erfasst und einem Personenkreis zugewiesen, um einen geordneten Bearbeitungsprozess zu ermöglichen. Dies ermöglicht einen schnellen, kontrollierten und für alle Beteiligten transparenten Service. Dadurch erhöht sich auch erheblich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was kann eine Wissensdatenbank?

Die meisten Case Management Systeme sind außerdem an eine Wissensdatenbank angebunden. Hier werden alle HR-Informationen gesammelt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Ein solches Wissensmanagement wird schnell zu einer drastischen Reduktion von Anfragen führen. Es ermöglicht den HR-Mitarbeitern, häufig gestellte Fragen zu vermeiden, indem sie den Mitarbeitern einen Selbstbedienungsansatz bieten. Dies wiederum entlastet das HR-Team und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben und die Lösung komplexerer Probleme zu konzentrieren.

Darüber hinaus kann eine Knowledge Base im HR Management auch als Kommunikations- und Kollaborationsplattform dienen. Mitarbeiter können direktes Feedback geben, Fragen stellen oder Vorschläge machen, was weiter zu einem stärkeren Engagement und einer positiven Unternehmenskultur beiträgt.

Erfahrungen zahlreicher HR-Experten zeigen, dass der Einsatz von Case Management Systemen einen durchweg positiven Einfluss auf die Arbeitsprozesse hat und Kosten einspart.

Die Vorteile auf einen Blick

  • keine Emails mehr in verschiedenen Postfächern, die ohne Verknüpfung zu einem Fall oder Mitarbeiter im Postfach liegen
  • steter und teils automatischer Aufbau von Wissensdatenbanken und Automatisierung von Anfragen
  • Vermeidung von Nadelöhren oder persönlicher Präferenzen bei den Bearbeitern
  • Informationen organisiert und für den Mitarbeiter leicht zugänglich
  • Automatisierte Analyse der Effizienz und Themenbereiche erlauben proaktive und präventive Maßnahmen

Wie kann es weitergehen?

Inzwischen sind HR Case Management Tools zu einem integralen Bestandteil moderner HR-Lösungen geworden. Unternehmen, welche die Vorteile einer solchen Software nutzen, werden auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und ihr volles Potential ausschöpfen. Viele HR IT-Tools können aber auch zu unnötiger Komplexität führen, daher sind integrierte Systeme eine elegante Lösung. Wir helfen Ihnen!

Möchten Sie mehr erfahren? Mit uns als Partner können Sie persönlich und maßgeschneidert Lösungen finden und einfach implementieren. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt von der Erfassung der Kriterien über die Auswahl geeigneter Software bis hin zur vollständigen Implementierung mit Projektmanagement und Mitarbeiterschulung und richten uns dabei ganz nach Ihren Bedürfnissen.

 

Employee Lifecycle – Teil 1

Die Bedeutung der richtigen Mitarbeiterbetreuung in der heutigen Arbeitswelt

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Heutzutage konkurrieren Unternehmen nicht nur um Kunden, sondern auch um talentierte und hochqualifizierte Mitarbeiter. Angesichts dieser Entwicklung ist es von entscheidender Bedeutung, den gesamten Employee Lifecycle – also den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden im Unternehmen – sorgfältig zu betrachten und sicherzustellen, dass jeder Schritt angemessen betreut wird. In dieser Artikelreihe werden wir uns eingehend mit den verschiedenen Phasen des Employee Lifecycles befassen und aufzeigen, warum eine adäquate Mitarbeiterbetreuung von größter Bedeutung ist.

Der Employee Lifecycle besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Phasen, die ein Mitarbeiter während seiner gesamten Beschäftigung im Unternehmen durchläuft. Diese Phasen umfassen die Rekrutierung und Einstellung, die Einarbeitung, die berufliche Entwicklung, die Bindung und Motivation sowie den Austritt aus dem Unternehmen. Jede dieser Phasen spielt eine entscheidende Rolle für die Zufriedenheit, das Engagement und die langfristige Bindung der Mitarbeitenden.

Warum ist die richtige Mitarbeiterbetreuung wichtig?

In der heutigen wettbewerbsorientierten Arbeitswelt haben Mitarbeitende eine Vielzahl von Möglichkeiten, aus denen sie wählen können. Der Mangel an qualifizierten Fachkräften und die hohe Fluktuation machen den Arbeitsmarkt zu einem Arbeitnehmermarkt. Unternehmen müssen sich daher umso mehr um ihre Mitarbeitenden bemühen und sicherstellen, dass sie sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen.

Durch eine angemessene Mitarbeiterbetreuung, welche den gesamten Employee Lifecycle umfassen sollte, können Unternehmen zahlreiche Vorteile erzielen. Eine solche Betreuung fördert die Mitarbeiterbindung, reduziert die Fluktuation und erhöht die Produktivität der Mitarbeitenden. Zudem steigert sie die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden, was sich positiv auf die Unternehmenskultur und den Erfolg auswirkt. Die Attraktivität als Arbeitgeber wird gesteigert und talentierte Fachkräfte langfristig gebunden. Indem Unternehmen den Mitarbeitenden in jeder Phase des Employee Lifecycles die richtige Unterstützung und Betreuung bieten, schaffen sie ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeitenden geschätzt, motiviert und weiterentwickelt fühlen.

Bei WAHLER HR verstehen wir die Bedeutung einer adäquaten Mitarbeiterbetreuung und unterstützen Unternehmen dabei, den gesamten Employee Lifecycle erfolgreich zu managen. Mit unserem fundierten Wissen im Bereich Human Resources und unserer Expertise im HR-Consulting bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen.

In dieser Artikel-Serie werden wir uns jedem Schritt des Employee Lifecycles widmen und aufzeigen, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden in jeder Phase optimal unterstützen können.

Im kommenden Artikel werden wir uns zunächst der Phase der Rekrutierung widmen und darauf eingehen, wie ein reibungsloser Recruiting Prozess für den Bewerbenden zu einem positiven Erlebnis wird.

Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne!
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Organisationsentwicklung bei der Einführung von HR-Cloudlösungen

Das Thema Digitalisierung ist derzeit omnipräsent und betrifft insbesondere den HR Bereich der Unternehmen. Neben der technischen Implementierung ist auch die begleitende Organisationsentwicklung erfolgskritisch. Wir haben mit unserem Partner projekt0708 in ihrem Podcast „HR IT Talk“  darüber gesprochen. Hier ein paar Auszüge aus dem Gespräch:

„Das „digital“ in Digitalisierung setzt den Fokus auf die Technologie, obwohl es im Kern um massive Veränderungen der Lebens- und Arbeitsgewohnheiten von Mitarbeitern geht. Aus diesem Grund reicht es auch nicht aus, nur neue Technologien als Cloudbasiertes HR System einzuführen, moderne Tools können nur dann erfolgreich genutzt werden, wenn die organisationalen Rahmenbedingungen stimmen und die Belegschaft die neue Lösung mit trägt.“

„Um die Digitalisierung von HR erfolgreich zu begleiten, sehen wir bei WAHLER HR drei Schwerpunkte in Projekten mit unseren Kunden:
Wir müssen Mehrwerte für die unterschiedlichen Nutzergruppen aufzeigen, wir konzipieren Trainings, Kommunikationsmaßnahmen, Organisationsentwicklungsmaßnahmen tatsächlich mit den Mehrwerten für die Führungskräfte und Nutzergruppen und wichtig, dass wir die Veränderungen auch tatsächlich begleiten und messen um die Wirksamkeit der Einzelmaßnahmen auch beurteilen zu können.“

1. Akzeptanz schaffen: Bedürfnisse und die neue Rollen und Mehrwerte der verschiedenen Zielgruppen, HR-Mitarbeiter, Mitarbeiter und Führungskräfte transparent machen

„Lange Zeit haben sich Themen wie Changemanagement und Training im Rahmen von On-Premise Implementierungen auf das Thema HR konzentriert. Im Grunde waren diese Systeme für die operative HR Einheit, die sich damit auseinandersetzen mussten, das heißt alle Maßnahmen dazu waren natürlich auch auf HR ausgerichtet. Was die Kunden zunehmend feststellen, gerade während der Projekte, dass sich eine Erkenntnis breit macht, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter mit einzubinden sind. Denn Self-Services sind in den neuen Cloud Systemen immanent da, und daher können wir natürlich auch die unterschiedlichsten Rollen in die Business Prozesse einbinden und Zugang zum System geben. Das ist der entscheidende Wandel: mit den neuen Cloud Tools adressieren wir alle Mitarbeiter, alle Führungskräfte im Unternehmen, geben Ihnen Zugriff auf HR Daten und müssen Sie natürlich auch dazu bringen dieses zu nutzen. Ein kritischer Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer HR-Cloudlösungen ist, die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften zu schaffen, diese neuen Tools auch zu nutzen.“

2. Mehrwerte zielgruppenspezifisch aufzeigen: Kommunikation und Trainings an die jeweiligen Zielgruppen anpassen

„Die Einbindung weiterer Zielgruppen, zusätzlich zu HR, also alle Führungskräfte und alle Mitarbeiter, die in der Vergangenheit gar nicht betroffen waren, muss natürlich sehr frühzeitig und über die gesamte Projektlaufzeit erfolgen. Zusätzlich erfordert es, mit Widerständen dieser Zielgruppen zu rechnen und diese abzubauen. Die HR Mitarbeiter haben sich häufig gefreut, dass sie was neues was leistungsfähiges bekommen und waren sehr enthusiastisch, mit den Führungskräften sieht es manchmal schon anders aus, da müssen wir sehr intensiv mit ihnen arbeiten und ihnen auch die Mehrwerte aufzeigen die sie in Zukunft haben und nicht nur die Nachteile, dass sie jetzt mehr mit HR Prozessen konfrontiert sind.“

3. Organisationsentwicklungs-Maßnahmen passend zu Kultur, Rahmenbedingungen und Reifegrad der Organisation auswählen, begleiten und messen

„Wir suchen passende Organisationsentwicklungs-Instrumente aus und werden diese zusammen mit dem Kunden auf die Rahmenbedingungen und auf die Kultur im Unternehmen anpassen. Um das zu machen beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme mit ausgewählten Stakeholdern, also wo stehen die Unternehmen in Bezug auf deren Reifegrad, welche Kultur haben sie und wie groß ist die Bereitschaft für die Einführung von HR-Cloudlösungen. Erst danach werden passende Maßnahmen ausgewählt und designt. Diese Maßnahmen begleiten wir immer wieder durch Zwischenmessungen, um deren Erfolg beurteilen zu können.“

Um den gesamten Podcast anzuhören, klicken Sie hier.

Für weitere Informationen, wie wir Sie in Ihrer HR-Digitalisierung unterstützen können, erfahren Sie mehr bei unseren Leistungen.

Kompass der HR-Software Auswahl

Die aktuellen Rahmenbedingungen treiben die Digitalisierung konsequent voran. Oft ist dies gerade für die Personalorganisation eine Herausforderung. Aber auch für den Bereich HR ist es eine wesentliche Aufgabe verstärkt über die Digitalisierung von Prozessen nachzudenken. Für die Personalorganisation (Human Resources – HR) bedeutet dies, von papierbasierten Prozessen auf digitale umzusteigen, wie zum Beispiel beim Urlaubsantrag oder bei Krankmeldungen. Hierfür braucht es eine zielgerichtete und nachhaltige Auswahl einer HR-Software.

Doch wie können Sie unter hunderten von HR-Anwendungen die Richtige HR-Software für sich und die Bedarfe Ihres Unternehmens finden?

Die Entscheidung für die Digitalisierung der HR klingt in der Theorie erstmal einfach und oft wird in der Praxis sofort überlegt, welche Prozesse in welchen neuen Tools abgebildet werden können oder wie bereits existierende Tools noch besser genutzt werden können.

Doch damit fangen die Herausforderungen leider oft erst an. Schnell gilt es nicht mehr nur darum die operativen Fragen zu klären, sondern viel mehr auch um die strategische Ausrichtung: Soll die zukünftige HR-Software ein möglichst integriertes System sein oder sind verschiedene Spezialanwendungen für unterschiedliche Prozesse besser geeignet? Soll die Software im eigenen Haus betrieben werden, oder in der Cloud?

Die wohl essenzielle Frage, die oft aus den Augen verloren wird, ist dabei vor allem die Frage nach dem Nutzen und dem Mehrwert einer neuen HR- Software Lösung. Wie kann die neue HR-Software Lösung die Unternehmens- und HR-Strategie unterstützen? Welche kurz-, mittel- und langfristig Vorteile bringt eine neue HR-Softwarelösung für das Unternehmen, die Führungskräfte, Mitarbeiter, den Betriebsrat und die Personalorganisation?

Ein bewährtes und strukturiertes Vorgehen ist der Kompass im System-Dschungel

 

Erst nachdem die strategischen Fragestellungen geklärt und die strategischen Schwerpunkte der Personalorganisation dokumentiert sind, sollte man daraus die Anforderungen für die zukünftige Personalarbeit und auch die Personalorganisation sowie die Personalprozesse ableiten. Basierend auf diesen Überlegungen empfiehlt es sich, gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern ein Zielbild zu entwickeln. Dies beinhaltet in der Regel bereits technische Aspekte und Funktionalitäten. Aber wer weiß im Unternehmen schon, wie die gesuchte neue Software aussehen kann oder soll? Durch die hohe Zahl an potenziell passenden Systemen und deren schnelle Weiterentwicklung ist es fast unmöglich, die essenziellen Fragen zum unternehmensspezifischen Zielbild und Alternativen durch eigene Kräfte zu beantworten. Durch punktuelle externe Unterstützung in diesem Prozess kann sehr viel Zeit und Geld gespart sowie Frustration in der eignen Organisation vermieden werden. Das richtige Tool aus hunderten Angeboten herauszufinden, wird durch eine Internetrecherche allein nicht umfassend zu leisten sein, denn das Wesentliche steht nicht auf den Webseiten der Hersteller. Gerade durch qualifizierte Workshops mit den Anbietern und einer möglichst strukturierten und objektiven Bewertung durch die Fachexperten lassen sich die Dinge identifizieren, die wesentlich, aber nicht offensichtlich sind.

Wir bei WAHLER HR, können durch langjährige Erfahrung und unseren besonderen Beratungsansatz dabei sowohl einen wesentlichen Beitrag zur objektiven und schnellen Auswahl der geeigneten HR-Software-Anwendung leisten als auch bei der Implementierung gezielt unterstützen. Insbesondere die Entwicklung der internen Organisation, die durch die neuen digitalen Prozesse, Self-Services für Mitarbeiter und Manager und die damit verbundene Veränderung der Aufgaben die der Personalbereich erfährt, ist eine wesentliche Aufgabe. Gute Kommunikation und eine entsprechende Organisationsentwicklung führen zu deutlich erhöhter Akzeptanz und damit langfristig zu einem optimierten Return on Investment für das Unternehmen.

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Krisenfest durch Digitales HR-Management

Compliance und Risikominimierung durch Digitalisierung

Die Einführung der EU-DSGVO und insbesondere die aktuelle Corona-Krise zeigen eindrücklich, wie wichtig die Einführung einer digitalen Infrastruktur ist.
Die Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen unter Berücksichtigung der Datenschutzrichtlinien für den dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg ist gerade auch im Mittelstand entscheidend.

Nicht nur die aktuelle Krise zeigt, welche Bedeutung das Anbieten von digitalen Arbeitsplätzen und Prozessen haben kann. Dazu müssen aber gerade jetzt die Voraussetzungen geschaffen werden, da Chancen und Risiken sehr präsent sind und von vielen selbst erfahren werden.
Nur durch konsequenten Einsatz digitaler Medien, Prozesse und Systeme können die Herausforderungen zukünftig gemeistert werden.
Insbesondere der HR-Bereich zusammen mit der IT-Abteilung werden daher die treibenden Kräfte der Digitalisierung im Unternehmen werden.

Besonders die technischen Möglichkeiten von HR Cloud-Systemen treiben die Digitalisierung und ermöglichen die Einhaltung der DSGVO.

Lesen Sie hier auf Seite 15 den vollständigen Artikel.

Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen im Bereich HR Digitalisierung.

Chancen und Risiken der HR-Digitalisierung

Chancen und Risiken der HR-Digitalisierung – Das Ziel muss mehr als nur Effizienzsteigerung sein, sie muss für die Kunden von HR einen echten Mehrwert bringen.

Daher plädieren wir in der Diskussion über digitales Personalmanagement für eine umfassende Sichtweise, die folgende fünf Dimensionen umfasst (Appel / Wahler 2018) (Abb. 1). Diese stehen bedingt durch technologische Innovationen auf der einen und die Bedürfnisse und Erwartungen der HR-Kunden auf der anderen Seite unter ständigem Veränderungsdruck:

  1. „Natürlich“ sind zunächst die Werkzeuge zu nennen: etwa mobile Endgeräte, aber auch Sensoren, mit denen Leistung im gewerblichen Bereich messbar wird, sowie Software wie Cloudlösungen.
  2. Alle HR-Prozesse werden – in unterschiedlichem Ausmaß – von der Digitalisierung betroffen sein. An erster Stelle wird häufig der Rekrutierungsprozess genannt, der mittels Automatisierung zumindest für Standardprofile in wenigen Jahren ohne die Beteiligung eines Personalers auskommen könnte. Im Bereich der (Erst-)Qualifizierung und Weiterbildung wird der Übergang zum „Social Learning“ und zum Lernen mit automatisierten Lernempfehlungen und adaptiven Lernplattformen vollzogen (Spies 2019).
  3. Big Data in der digitalen Personalarbeit bedeutet eine gewaltige Zunahme der Menge, Heterogenität, Veränderungsgeschwindigkeit und Komplexität von Daten und deren Beziehungen untereinander. So kann etwa der Mailverkehr in Unternehmen dahingehend ausgewertet werden, wer die informellen Know-how-Träger der Organisation sind.
  4. Die Strukturen der Personalarbeit werden sich verändern. So wird etwa der Trend zum Outsourcing durch Prozessstandardisierung stark zunehmen. Verbunden mit der zunehmenden Knappheit von Personalexperten im mittleren Qualifikationssegment wird dies zudem Offshoring stark begünstigen.
  5. Digitalisierung wird eine umfassende Veränderung von Führung auslösen. Führungskräfte müssen sich noch stärker als bisher mit der Führung fachlich heterogener, dezentralisierter und „virtueller“ Teams auseinandersetzen, ebenso mit individuellen Arbeitsweisen und mit unterschiedlichen Arbeitszeiten. Flankiert werden muss diese Entwicklung durch Kulturarbeit zur Förderung der Offenheit gegenüber agilen Strukturen und Methoden.

 

Modell der Digitalisierung von HR

Um Mehrwert zu schaffen, spielt zusätzlich die Akzeptanz der Digitalisierung eine wichtige Rolle.

„Warum muss ich als Führungskraft Daten im System erfassen? Ist das nicht die Aufgabe eines HR-Sachbearbeiters?“, fragen häufig Führungskräfte, wenn Self-Services eingeführt werden sollen. Bei bisherigen Automatisierungsschüben von HR wurde stets mit einer Entlastung der Führungskräfte argumentiert. Tatsächlich erlebten diese jedoch eine Verdichtung ihrer Tätigkeit unter gleichzeitigem Wegfall von Unterstützungsressourcen in dienstleistenden Einheiten. So manche Führungskraft begegnet den Digitalisierungskampagnen in HR daher misstrauisch. Daneben empfinden Mitarbeiter und Führungskräfte die persönliche Interaktion mit HR weiterhin als die bessere und dem Wesen der Personalarbeit auch angemessenere Kommunikationsform – und dies oft selbst bei rein administrativen Anliegen. Angesichts der Sorge vor Überlastung und dem Wunsch nach persönlicher Kommunikation scheint die Digitalisierung von HR-Prozessen primär von HR gewünscht zu sein – und weniger von den Kunden der HR-Funktion.

Um die Akzeptanz der HR-Digitalisierung zu erhöhen, müssen deren Vorteile daher für Mitarbeiter und Führungskräfte eindeutig und gruppenspezifisch dargestellt werden. Es sollte ein umfassender Change-Ansatz zur Begleitung der Digitalisierung angewandt werden. Darin müssen Mehrwerte herausgearbeitet und persönlich vermittelt werden. Das klassische Anwendungstraining kann durch Zusatzprogramme, so genannte In-System-Guides wie Walkme oder Userlane, welche die Anwender automatisiert durch die Anwendung führen, weitgehend vermieden werden. Abbildung drei zeigt das Akzeptanzmodell der Digitalisierung für die Zielgruppen Mitarbeiter, Führungskräfte und Personaler. „Verhalten“ meint dabei die Bereitschaft der Mitarbeiter und Führungskräfte, mit den neuen Anwendungen zu arbeiten, während „Verständnis“ auf die Einsicht in Vorteile und Notwendigkeiten zur Veränderung abzielt. Fähigkeiten zur richtigen Nutzung der Anwendungen, die im nachfolgenden Abschnitt näher beschrieben werden, sowie Digital Leadership runden den Handlungsrahmen ab.

Akzeptanzmodell der Digitalisierung

Um mehr zu erfahren, finden Sie hier einen Teaser des Artikels.

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HR-IT als Motor im Rahmenwerk für HR-Exzellenz

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Von HR-Datenmanagement und digitalen Akten über Workflows bis zu HR-Intelligenz und Aufgabenmanagement.

HR-Exzellenz wird durch die vier Parameter Strategie, Organisation, Portfolio und Effizienz definiert. Ein wesentlicher Treiber für die Effizienz stellt die Unterstützung der Prozesse mit angemessenen IT-Systemen dar. Durch die richtigen Systeme und deren Integration wird sowohl die Leistungsfähigkeit als auch die Qualität der Prozesse gesteigert und führt damit zu HR-Effizienz. Daher erweist sich die HR-IT zunehmend als der Motor und Antrieb bei der Erreichung von HR-Effizienz und damit auch HR-Exzellenz.

Personalarbeit wird heute in allen Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt. Selbst kleine Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter verwenden indirekt bei ihrem Steuerberater Software für die Entgeltabrechnung. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigen die Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es wesentlich, dass die Auswahl der IT-Unterstützung für die HR-Prozesse unter anderem an die Besonderheiten, die Anforderungen, die Kultur und die Strategie des Unternehmens angepasst werden muss und somit angemessen sein sollte. Sicherlich sollte die IT-Unterstützung bei Großkonzernen anders ausgeprägt sein als bei KMUs. Die Effizienz kann daher nur relativ gemessen werden, immer in Abhängigkeit der Angemessenheit und der Ausprägung der Systeme. Effizienztreiber hingegen können unabhängig von den unternehmensindividuellen Rahmenbedingungen definiert werden.

Zwei Reifegradkriterien: Grad der Systemunterstützung und Integration

Die Effizienz lässt sich anhand zweier Reifegradkriterien beurteilen: Systemunterstützung und Integration (s. Abbildung 1). Es ist wichtig zu erarbeiten, welche Effizienztreiber in welcher Ausprägung mit IT unterstützt werden sollen (Systemunterstützung). Eine Unterstützung mit Excel oder Word ist in der Regel besser als Papier aber weniger leistungsfähig als eine dedizierte Applikation. Dennoch kann bei der wirtschaftlichen Betrachtung eine Lösung mit Microsoft Office Komponenten angemessen sein.