Change Management

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Transformation im Unternehmen: Erfolgsgeheimnis Change Management bei der Implementierung neuer HR Software

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen unausweichlich mit den neuesten Technologien Schritt zu halten um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Einführung neuer Software kann jedoch für Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Angst vor Arbeitsplatzverlust in der Luft liegt. Statt Widerstand zu erzeugen, kann ein effektives Change Management den Grundstein für Akzeptanz und sogar Begeisterung legen.

Die menschliche Komponente im Wandel

Während Technologie großartige Möglichkeiten bietet, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern,
darf der menschliche Aspekt nicht vernachlässigt werden. Die größten Widerstände gegen Veränderungen entstehen oft aus Unsicherheit und der Angst vor dem Unbekannten. Hier kommt Change Management ins Spiel:

Die Schlüsselkomponenten eines erfolgreichen Change Managements

  • Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gut informiert sind und erklären Sie, warum die Software eingeführt wird und welche Vorteile dies für ihre tägliche Arbeit mitbringt. Transparenz ist der Schlüssel zur Minimierung von Unsicherheiten und Ängsten.
  • Schulungen und Unterstützung: Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, damit sich Ihre Mitarbeiter mit der neuen Software vertraut machen können. Dadurch fühlen sie sich abgeholt und haben das Gefühl alle notwendigen Fähigkeiten für den Umgang mit der neuen Software entwickeln zu können, was wiederum die Akzeptanz fördert.
  • Einbeziehung der Mitarbeiter: Binden Sie soweit möglich, Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit ein. Geben Sie Raum für Vorschläge, Ideen und Feedback und lassen Ihre Mitarbeiter so Teil des Wandels sein.
  • Erfolgsgeschichten teilen: Zeigen Sie Beispiele erfolgreicher Implementierungen und wie die neue Software die Prozesse verbessern kann. Dies kann Ängste abbauen und Akzeptanz fördern.

Die Einführung neuer Software kann eine Bereicherung für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie den Wandel behutsam begleiten.

Die erfolgreiche Implementierung beinhaltet die Akzeptanz der Mitarbeitenden und eine reibungslose Integration. Wir unterstützen Sie in diesem Change Management Prozess. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch.

Begehen Sie gerade eine Datenschutzverletzung?

Ist Ihnen bewusst, dass der Umgang mit Bewerberdaten eine kritische Datenschutzfrage in Ihrem Unternehmen darstellen kann?

Warum nicht einen kurzen Selbsttest durchführen? Suchen Sie „Lebenslauf“ in Ihrer Mailbox und Ihrem System – was haben Sie gefunden?

Datenschutzverletzungen im Umgang mit Bewerbungsunterlagen können vielfältige Formen annehmen, abhängig davon, wie Daten gespeichert, verarbeitet, weitergegeben und gelöscht werden.

Das Wichtigste in Kürze für Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen:

  • Datenschutz gilt auch im Bewerbungsprozess, da es sich um personenbezogene Daten der Bewerber handelt.
  • Bewerberdaten dürfen nur zweckgebunden genutzt, verarbeitet und von autorisierten Personen im Bewerbungsverfahren verwendet werden.
  • Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses oder der Besetzung einer Stelle ist die Löschung der Daten für Ihr Unternehmen verpflichtend, sofern keine ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers zur weiteren Speicherung vorliegt.

Datenschutzverletzungen können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben, wie Bußgelder, Schadensersatzansprüche oder Reputationsverluste.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die personenbezogenen Daten von Bewerbern zu schützen.

Bereit für ein datenschutzoptimiertes und reibungsloses Bewerbungsverfahren? Ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Bezug auf Bewerberdaten in Ihrem Unternehmen gewährleistet?

Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Beratungsgespräch!

Lassen Sie uns Ihre internen HR- und IT-Prozesse optimieren, um Datenschutzrichtlinien in Bezug auf Bewerbungsunterlagen umzusetzen.

Wir stehen Ihnen gerne mit unserer Expertise zur Seite.

Employee Lifecycle – Teil 7: Offboarding

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Das Offboarding ist der letzte Eindruck, den ein Mitarbeitender von Ihrem Unternehmen mitnimmt und er kann genauso wichtig sein wie der erste.

Ein reibungsloser Abschied kann nicht nur den Übergang für den ausscheidenden Mitarbeiter angenehmer gestalten, sondern auch die Tür für eine mögliche Rückkehr oder Empfehlungen öffnen. Er beinhaltet sowohl rechtliche als auch emotionale Aspekte und beeinflusst den Abschiedseindruck eines Mitarbeiters entscheidend.

Die Führungskraft sollte respektvoll, einfühlsam und unterstützend sein, aktiv zuhören und klare Informationen bieten, um dem Mitarbeiter einen positiven Abschiedsprozess zu ermöglichen und die Möglichkeit einer zukünftigen Zusammenarbeit offenzuhalten.
Unterstützt kann die Führungskraft hier durch Schulungen, Ressourcen und den Erfahrungsaustausch mit Kollegen und Kolleginnen werden. Dies hilft ihr, Offboarding-Situationen professionell zu bewältigen.

Wie HR IT-Systeme ein professionelles Offboarding unterstützen können:

Auch ein HR IT-System kann eine wichtige Rolle spielen, um den Offboarding-Prozess reibungslos und professionell zu gestalten, z.B.:

  • Automatisierung ermöglichen: Es kann Dokumente erstellen, Arbeitsmittel-Rückgaben koordinieren und Feedback-Umfragen durchführen.
  • Checklisten und Erinnerungen bereitstellen: Personalisierte Checklisten und Erinnerungen gewährleisten, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
  • Feedback und Umfragen erleichtern: Die Plattform kann Feedback von ausscheidenden Mitarbeitern sammeln, um Verbesserungen im Offboarding-Prozess vorzunehmen.
  • Sicherheitskontrollen gewährleisten: Sensible Daten können sicher gelöscht oder übertragen werden, um Datenschutzbestimmungen zu erfüllen.
  • Rekrutierungspotenzial nutzen: Informationen über ausscheidende Mitarbeiter können in einem Talent-Pool gespeichert werden, um potenzielle Rückkehrer oder Empfehlungen für zukünftige Positionen im Auge zu behalten.

Ein effizientes Offboarding-Verfahren trägt dazu bei, die Beziehung zu ausscheidenden Mitarbeitern zu pflegen und den Ruf Ihres Unternehmens zu stärken. Ein guter Abschied kann genauso wichtig sein wie ein guter Start.
Ob der Offboarding-Prozesses innerhalb einer HR-Suite, wie z. B. Workday, oder einer Offboarding-Software, wie z. B. GoCo oder intelliHR, die für Sie passende Lösung ist, hängt von der Balance zwischen nahtloser Integration und Anpassungsfreiheit sowie den spezifischen Anforderungen und der Infrastruktur des Unternehmens ab.

Wie unterstützt Ihr Unternehmen das Offboarding mithilfe von HR IT-Systemen?
Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen und unterstützen Sie gerne dabei, Ihren Prozess optimal aufzusetzen!

Zeitwirtschaft mit Excel

Excel als Tool für die Zeitwirtschaft in Unternehmen: Eine alltägliche Katastrophe!

In der heutigen Geschäftswelt ist die effiziente Nutzung von Zeit ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Arbeitszeiterfassung spielt dabei eine zentrale Rolle und Excel ist eine weit verbreitete Software, die viele Unternehmen unter anderem für die Erfassung der Zeitwirtschaft verwenden.

Das sieht im Alltag von Unternehmen oft so aus:

  • Stundenzettel: Mitarbeiter füllen manuell Excel-Tabellen aus, um ihre Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubstage zu verfolgen.
  • Projektzeiterfassung: Projektleiter nutzen Excel, um die Arbeitszeit der Teammitglieder auf verschiedenen Projekten zu überwachen und zu planen.
  • Schichtpläne: Excel-Tabellen werden oft verwendet, um Schichtpläne für Mitarbeiter zu erstellen und Änderungen zu verwalten.

Doch was bedeutet der Einsatz von Excel zur Arbeitszeiterfassung für die Unternehmen?

  • Manueller Aufwand: Die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten und die Berechnung von Überstunden in Excel ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • Datenschutzrisiken: Der Einsatz von Excel birgt ein hohes Risiko von Datenschutzverletzungen, da sensible Informationen in ungeschützten Excel-Dateien in der Regel lokal gespeichert werden. Berechtigte Löschanfragen nach DSGVO können so nicht zuverlässig durchgeführt werden und Verstöße sind für Unternehmen sehr kostspielig.
  • Begrenzte Automatisierung: Excel bietet nur begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten. Die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Überstunden und anderen Aspekten der Zeitwirtschaft erfordert oft manuelle Intervention.
  • Mangelnde Echtzeit-Daten: Excel-Tabellen bieten keine Echtzeit-Datenaktualisierung. Dies kann zu Verzögerungen bei der Reaktionsfähigkeit des Unternehmens führen, da aktuelle Informationen fehlen.

Moderne IT-Lösungen bieten eine effizientere und zuverlässigere Alternative zu Excel:

  • Automatisierung: IT-Lösungen automatisieren die Arbeitszeiterfassung und die Berechnung von Überstunden und. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert menschliche Fehler.
  • Datenschutz: Mit Datenschutzmechanismen nach DSGVO werden die Datenschutzbestimmungen eingehalten und sensible Arbeitszeitdaten gemäß den Vorschriften geschützt.
  • Echtzeit-Daten: Mit IT-Lösungen stehen Unternehmen Echtzeit-Daten zur Verfügung. Dies ermöglicht eine bessere Planung und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Arbeitszeitmanagement.
  • Compliance und Berichterstattung: Moderne Zeitwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeit einzuhalten und erleichtern die Berichterstattung an Behörden.
  • Benutzerfreundlichkeit: Benutzerfreundliche Oberflächen erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen für Mitarbeiter und Vorgesetzte und das auch auf mobilen Endgeräten.

Insgesamt bietet eine passende IT-Lösung für Zeitwirtschaft Unternehmen die Möglichkeit, Zeit und Ressourcen zu sparen, Genauigkeit zu erhöhen, die Effizienz zu steigern und Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

IT-Lösungen für die Zeitwirtschaft sind z. B. UKG Workforce Management, eGecko (für den Mittelstand) oder Workday in Form einer Suite-Lösung. Die Auswahl ist jedoch komplex und abhängig von der Unternehmensgröße, Compliance-Anforderungen, Integration, sowie den Kosten und eine sorgfältige Analyse und Expertenrat somit unerlässlich.

Sie sind noch auf der Suche nach der passenden IT-Lösung für Ihr Unternehmen? Wir beraten Sie gerne.

Employee Lifecycle – Teil 6: Bindung

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Im „War for Talents“ als Arbeitgeber punkten? Das klappt nur durch effektive Mitarbeiterbindung.

Eine Beförderung ist ein bekanntes Mittel, um Mitarbeiter zu halten, aber ohne eine gute Mischung von weiteren Maßnahmen ist es nicht möglich, Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Wir erklären Dir, was diese Mischung ausmacht und fassen kurz zusammen, was Forschung und Befragungen ergeben haben.

Um die Vorteile der Mitarbeiterbindung nutzen zu können, müssen Unternehmen bestimmte Faktoren beachten. Der Gallup Engagement Index zeigt regelmäßig, dass nur wenige Arbeitnehmer eine wahre Bindung zu ihrem Unternehmen haben. Die meisten machen nur Dienst nach Vorschrift.

6 Säulen der Mitarbeiterbindung verhindern dieses Szenario.

Dabei geht es um

  • Arbeitsumfeld und die Atmosphäre in der Organisation
  • Anerkennung, Entwicklung und Aufstiegsmöglichkeiten
  • Gesundheitsmanagement, Freizeit und Flexibilität
  • Employer Branding und Außenwirkung
  • Gelebte Unternehmenskultur und Kommunikation
  • Finanzvorteile und Benefits

Es ist wichtig, dass Maßnahmen zur Belegschaft passen, glaubwürdig sind und den Wünschen der Mitarbeiter entsprechen. Eine Mitarbeiterumfrage kann dabei helfen, die Bedürfnisse der Arbeitnehmer besser zu verstehen – siehe dazu auch unseren Artikel zum Thema Mitarbeiterbefragungen digital. Wir empfehlen, alle Mitarbeiterbindungsstrategien regelmäßig zu überprüfen und Feedback der Mitarbeiter anzunehmen, um zufriedene Mitarbeiter zu halten.

Erwähnt seien auch die Leistungsträger, Experten und qualifizierte Fachkräfte. Durch selektive Mitarbeiterbindung kann das wertvollste Personal effektiv gehalten werden.

Unsere Top 10 konkreter und innovativer Strategien zur Mitarbeiterbindung in der post-Covid-Arbeitswelt:

  • Kostenlose Verpflegung
  • Kinderbetreuung
  • Teamevents
  • Home Office, flexible Arbeitszeiten, reduzierte Arbeitstage
  • Möglichkeit Teilzeitarbeit und Job Sharing für Führungskräfte
  • Entwicklungsbudget
  • CSR-Programme (gemeinsames soziales Engagement)
  • ESOPs/VSOPs Mitarbeiterbeteiligungsprogramme
  • Sabbatical-Programme
  • Mentor/Buddy-Programme

Wir helfen Ihnen, Ihre Strategie zur Mitarbeiterbindung erfolgreich umzusetzen, vereinbaren Sie jetzt einen Gesprächstermin!

Wissensmanagement effektiv gestalten

Wie kann moderne Technologie das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effektiver gestalten und zum Erfolg beitragen?
Wissensmanagement ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens und geht weit über das bloße Speichern von Informationen hinaus. Es geht darum, Wissen zu organisieren, zu teilen und zu nutzen, um die Leistung und Innovation im Unternehmen zu fördern.

Aber wie kann man Wissensmanagement effektiv gestalten?

Grundsätze des erfolgreichen Wissensmanagements:

Wissen sammeln und strukturieren:
Beginnen Sie damit, das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen zu sammeln und in einer klaren und leicht verständlichen Struktur zu organisieren. Dies kann in Form von Handbüchern, Datenbanken oder internen Wikis erfolgen.

Wissensaustausch fördern:
Schaffen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. Dies kann durch Schulungen, interne Kommunikationsplattformen und regelmäßige Meetings gefördert werden.

Technologie nutzen:
Moderne Technologie, wie Wissensmanagement-Software, kann die Organisation und den Zugriff auf Informationen erheblich erleichtern. Investieren Sie in geeignete Tools, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen

Wissensschutz beachten:
Genauso wichtig wie das Teilen von Wissen ist der Schutz sensibler Informationen. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten nicht in falsche Hände geraten.

Kontinuierliches Lernen unterstützen:
Wissensmanagement hört nicht auf. Es ist ein fortlaufender Prozess, der sich an die sich verändernden Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen sollte.

Wie kann hierbei die richtige Technologie unterstützen?

Wissensmanagement-Software

Moderne Wissensmanagement-Software bietet leistungsstarke Tools zur Erfassung, Strukturierung und Bereitstellung von Informationen. Sie ermöglicht auch die Verbindung von Mitarbeitenden über geografische Grenzen hinweg, was die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch erleichtert.

Investieren Sie in geeignete Tools, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden geschult sind, um diese effektiv zu nutzen. Eine durchdachte technologische Infrastruktur kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem ineffizienten Wissensmanagement ausmachen.

Bereit, Ihr Wissensmanagement zu revolutionieren und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern?

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie moderne Technologie und bewährte Praktiken im Wissensmanagement Ihnen dabei helfen können. Gemeinsam können wir die Zukunft gestalten und das volle Potenzial Ihres Wissenskapitals ausschöpfen.