Rechtliche Aspekte der digitalen Personalakte

Die moderne Personalverwaltung profitiert erheblich von der digitalen Personalakte, die als bedeutsames Werkzeug dient. Sie gewährleistet eine effiziente, sichere und transparente Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, Dokumenten und Abläufen. Neben den Vorteilen für die Personalabteilung ermöglicht die digitale HR-Akte den Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf ihre eigenen Daten und die eigenständige Aktualisierung derselben.

Allerdings geht es bei der digitalen Personalakte nicht nur um Effizienz, sondern auch um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Die Konformität mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie anderer relevanter Gesetze und Vorschriften ist von großer Bedeutung. Hierzu gehören:

  • Die Beachtung von Fristen zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten.
  • Die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit mittels technischer und organisatorischer Maßnahmen.
  • Das Einholen der Zustimmung der Mitarbeiter zur Verarbeitung ihrer Daten.
  • Die Informierung der Mitarbeiter über ihre Rechte, wie Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
  • Die Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung und Nutzung der digitalen HR-Akte.

Die digitale Personalakte stellt somit nicht nur eine nützliche Lösung für die Personalabteilung dar, sondern ist auch rechtlich relevant. Unternehmen sollten deshalb auf spezialisierte Softwarelösungen setzen, die eigens für die digitale Personalakte entwickelt wurden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Solche Lösungen bieten nicht nur die erforderlichen Funktionen und Sicherheitsstandards, sondern gewährleisten auch eine rechtssichere Dokumentation und Archivierung der Daten. Dadurch können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken und ihr Image als attraktiver Arbeitgeber fördern.

Wie sieht es in Ihre Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben aus, wenn es um persönliche Daten von Mitarbeitenden geht?

Gerne gehen wir mit Ihnen hierzu ins Gespräch, kommen Sie auf uns zu!

Das Onboarding – Ein zentraler, oft unterschätzter Aspekt des Employee Lifecycles

Das Onboarding, auch als Einführungsphase oder Einarbeitungsphase bekannt, bezieht sich auf den Prozess, durch den neue Mitarbeitende in das Unternehmen integriert werden, um ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen und ihre langfristige Produktivität aber auch deren Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Erfahren Sie in diesem Beitrag auch, wie eine HR-Softwarelösung in dieser Phase unterstützen kann!

Preboarding:

Ein effektives Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Neue Mitarbeitende erhalten zur Vorbereitung Informationen über das Unternehmen, seine Kultur, Werte und Erwartungen und auch erforderliche Dokumente werden im Voraus ausgefüllt. Die Möglichkeit, zukünftige Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, erleichtert den Einstieg in das neue Unternehmen, sofern dies möglich ist.

Erster Arbeitstag:

Am ersten Arbeitstag sollte das Unternehmen einen herzlichen Empfang bieten, den Arbeitsplatz und die notwendigen Ressourcen vorbereiten sowie einen klaren Überblick über Unternehmensrichtlinien und -prozesse vermitteln. Zudem ist es wichtig, den neuen Mitarbeitenden mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften bekannt zu machen, um eine reibungslose Integration zu fördern.

Einführung in die Rolle:

In den folgenden Tagen und Wochen sollten neue Mitarbeitende eine gründliche Einführung in ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten erhalten. Dies kann Schulungen, Bildungsmaterialien und einen klaren Fahrplan für die ersten Monate umfassen.

Kulturelle Integration:

Ein Verständnis für die Unternehmenskultur ist entscheidend. Neue Mitarbeitende sollten über die Werte, Vision und Mission des Unternehmens informiert werden, um sich besser einzufügen und eine langfristige Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Eine HR-Software unterstützt die Vorbereitung neuer Mitarbeitenden durch zentrale Informationsvermittlung, E-Learning, virtuelle Rundgänge, digitales Dokumentenausfüllen, Kommunikation und Aufgabenverwaltung. Dies erleichtert einen reibungslosen Start vor dem ersten Arbeitstag.

Ein effektives Onboarding stärkt nicht nur das Engagement und die Bindung neuer Mitarbeitenden, sondern trägt auch zur Reduzierung der Einarbeitungszeit und -kosten bei. Es vermittelt den Mitarbeitenden das Gefühl, geschätzt und integriert zu sein, was sich positiv auf ihre Motivation und Produktivität auswirkt.

Insgesamt ist das Onboarding eine strategische Investition, die Unternehmen dabei unterstützt, talentierte Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig zu halten, indem es ihnen den bestmöglichen Start in ihre neue Position bietet.

Wie kann hierbei eine HR-Softwarelösung (automatisiert) unterstützen?

Preboarding:

•     Vorabausfüllen von erforderlichen Dokumenten, digitale Unterschrift
•     Bereitstellung von Unternehmensinformationen

•     E-Learning-Module zur Einführung in die Unternehmenskultur

Erster Arbeitstag:

•     Digitaler Rundgang durch das Unternehmen

•     Bereitstellung von Arbeitsplatz, Ressourcen und notwendiger Zugänge

•     Vermittlung von Unternehmensrichtlinien und -prozessen

Einführung in die Arbeitsrolle:

•     Bereitstellung von Schulungsmaterialien und Online-Kursen
•     Personalisierte Einarbeitungspläne

•     Digitales Aufgaben- und Zielmanagement

Kulturelle Integration:

•     Multimediale Präsentation der Unternehmenswerte und -kultur
•     Zusammenführung mit Kollegen und Vorgesetzten
•     Mentoring-Programme und Austauschplattformen

Nutzen Sie die Vorteile einer modernen HR-IT-Lösung, um Ihr Onboarding zu optimieren und einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Folgen Sie uns auf LinkedIn oder kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihre Einführungsprozesse effizienter gestalten können und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit steigern können.

 

HR-Softwarelösungen und Mitarbeitererfahrung

Die Auswirkung von HR-Softwarelösungen auf die Mitarbeitererfahrung

Die Mitarbeiterzufriedenheit wird immer wichtiger und HR-Softwarelösungen können die Mitarbeitererfahrung definitiv beeinflussen.
Wir sprechen hier über Technologien und Softwarelösungen, die von der Personalabteilung eingesetzt werden, um verschiedene HR-Funktionen zu unterstützen und zu automatisieren.
Die HR-Softwarelösungen können auf verschiedene Arten die Mitarbeitererfahrung positiv beeinflussen:

Effizienz und Automatisierung:

Die Tools können administrative Aufgaben automatisieren, wie z.B. die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Onboarding-Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und fühlen sich weniger durch bürokratische Aufgaben belastet.

Self-Service und Transparenz:

Self-Service-Portale für Mitarbeiter bieten die Möglichkeit, allgemeine Informationen (z. B. über eine Wissensdatenbank) sowie persönliche Informationen einzusehen, zu ändern und zu verwalten. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten und Arbeitsdetails im Blick zu behalten und schnell und ohne Umwege auf Informationen Zugriff zu haben, ohne auf die HR-Abteilung angewiesen zu sein.

Talentmanagement und Weiterbildung:

HR-Softwarelösungen können bei der Identifizierung von Talenten im Unternehmen und der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen helfen. Mitarbeiter können ihre Karriereziele kommunizieren und die HR-Softwarelösung kann Empfehlungen für Schulungen oder interne Versetzungen geben, um ihre berufliche Entwicklung zu unterstützen.

Feedback und Leistungsmanagement:

Hier unterstützen Funktionen für kontinuierliches Feedback und Leistungsmanagement. Mitarbeiter können regelmäßig Feedback erhalten und ihre Fortschritte verfolgen, was zu einer besseren Leistungsförderung und Mitarbeiterentwicklung beiträgt.

Mitarbeiterbefragungen:

Moderne HR-Software nutzt Mitarbeiterbefragungen und Feedback, um gezielte Verbesserungen der Arbeitskultur zu ermöglichen. Anonyme Rückmeldungen fördern ehrlichen Austausch, stärken Vertrauen und steigern Mitarbeiterbindung sowie -zufriedenheit.

Kommunikation und Engagement:

HR-IT-Tools können Kommunikationsplattformen bieten, auf denen Mitarbeiter Informationen über Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen und Updates austauschen können. Dies fördert das Engagement der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

Work-Life-Balance:

Mit der richtigen Lösung ist es möglich, flexible Arbeitszeitmodelle zu unterstützen, die die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern können. Diese Flexibilität kann zu einer positiveren Mitarbeitererfahrung beitragen.

Datenbasierte Entscheidungen:

Das Sammeln und Auswerten unterschiedlichster Daten kann Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Fluktuationsrate oder Trends geben. Unternehmen können diese Daten analysieren, um Trends zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zu ergreifen oder unerwünschten Trends entgegen zu wirken.

Die Wirksamkeit von HR-Softwarelösungen hängt von der richtigen Implementierung, Anpassung an Unternehmens- und Mitarbeiterbedürfnisse sowie Mitarbeiter-Schulungen ab. Eine falsche Anwendung oder mangelnde Benutzerfreundlichkeit könnte sich negativ auf die Mitarbeitererfahrung auswirken.

Fazit: HR-Softwarelösungen haben das Potenzial, die Mitarbeitererfahrung zu revolutionieren. Von Effizienzsteigerung über Feedback bis hin zur Verbesserung der Work-Life-Balance bieten sie vielfältige Vorteile, die jedoch von einer sorgfältigen Implementierung und Anwendung abhängen.

Deckt Ihre HR-Softwarelösung alle für Sie relevanten Einsatzgebiete ab?
Falls nicht, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Employee Lifecycle – Teil 2: Recruiting

Effektives Recruiting  – Herausforderungen und Lösungen durch HR IT Systeme und AI

In der heutigen Geschäftswelt ist das Recruiting innerhalb des Employee Lifecycles eine Schlüsselaufgabe für Unternehmen. Die richtigen Talente zu finden und sie langfristig an das Unternehmen zu binden, erfordert kontinuierliche Anpassungen. In diesem Beitrag erfahren Sie etwas zu den Herausforderungen, denen Unternehmen auf diesem Weg begegnen, und wie moderne HR IT Systeme helfen können, diese zu bewältigen und künstliche Intelligenz (KI) / Artificial Intelligence (AI) dabei unterstützen können.

Was sollte ein HR IT System im Recruiting leisten können? 

Die Suche nach qualifizierten Kandidaten und die Bewertung ihrer Fähigkeiten sind zeitaufwändige Aufgaben. Ein HR IT System kann hier unterstützen und bietet im Recruitingprozess zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine effiziente Bewerberverwaltung, automatisiert Aufgaben wie Kommunikation und Terminplanung, unterstützt die Bewerberanalyse und das Matching, liefert umfassendes Reporting und Analytics, verbessert die Candidate Experience und gewährleistet Compliance und Datenschutz. Dadurch können Unternehmen den Recruiting-Prozess optimieren, effektiver arbeiten und eine positive Erfahrung für Bewerber schaffen.

Was sollte bezüglich einer positiven Candidate Experience alles beachtet werden?

Hierzu einige wichtige Punkte:

  • Klarheit und Transparenz:
    Geben Sie alle relevanten Informationen in der Stellenausschreibung an.
  • Reibungsloser Bewerbungsprozess:
    Vereinfachen Sie den Prozess und bieten Sie eine benutzerfreundliche Online-Bewerbungsmöglichkeit an.
  • Zeigen Sie Wertschätzung:
    Geben Sie zeitnah Rückmeldung und zeigen Sie Dankbarkeit für die Bewerbung.
  • Klare Zeitrahmen:
    Kommunizieren Sie klare Rückmeldefristen und halten Sie diese ein.
  • Professionelles und respektvolles Auftreten:
    Behandeln Sie alle Bewerber mit Respekt und Professionalität.
  • Transparenter Auswahlprozess:
    Erklären Sie den Bewerbern den Ablauf und die verschiedenen Stufen des Auswahlprozesses.
  • Feedback geben:
    Bieten Sie Bewerbern, die ausgeschieden sind, konstruktives Feedback an.
  • Offene Kommunikation:
    Seien Sie offen für Fragen und schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre.
Wie und wobei kann AI im Recruiting unterstützen? 
  • Effiziente Kandidatensuche:
    AI-basierte Systeme können große Mengen an Bewerbungen analysieren und relevante Kandidaten schneller identifizieren. Dies spart Zeit und Ressourcen für das HR-Team.
    Aber vielleicht befindet sich bereits das passende Talent in ihrem Unternehmen? Zur Identifizierung dieser Talente kann z. B. eine HR IT Lösung in Verbindung mit einem Kompetenzmanagement unterstützen.
  • Objektive Bewertung:
    AI kann Bewerberprofile anhand vordefinierter Kriterien objektiv bewerten, um eine faire Auswahl zu gewährleisten und menschliche Vorurteile zu reduzieren.
  • Kandidaten-Matching:
    Durch den Einsatz von AI können Kandidatenprofile automatisch mit Anforderungen von Stellenanzeigen abgeglichen werden, um eine genauere Übereinstimmung zu erzielen.
  • Verbesserte Datenanalyse:
    AI kann große Mengen an Daten analysieren, um Muster und Trends im Recruiting-Prozess zu erkennen und bessere strategische Entscheidungen zu treffen.

Moderne HR IT Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen im Recruiting-Prozess. Sie automatisieren zeitaufwändige Aufgaben, verbessern die Effizienz, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und ermöglichen eine positive Candidate Experience.

Erfahren Sie im nächsten Beitrag, wie wichtig es ist, neue Mitarbeitende durch einen perfekt aufgesetzten Onboarding Prozess einen erfolgreichen Start im Unternehmen zu gewährleisten.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und kommen wir ins Gespräch!