Zeitwirtschaft mit Excel

Excel als Tool für die Zeitwirtschaft in Unternehmen: Eine alltägliche Katastrophe!

In der heutigen Geschäftswelt ist die effiziente Nutzung von Zeit ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Arbeitszeiterfassung spielt dabei eine zentrale Rolle und Excel ist eine weit verbreitete Software, die viele Unternehmen unter anderem für die Erfassung der Zeitwirtschaft verwenden.

Das sieht im Alltag von Unternehmen oft so aus:

  • Stundenzettel: Mitarbeiter füllen manuell Excel-Tabellen aus, um ihre Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubstage zu verfolgen.
  • Projektzeiterfassung: Projektleiter nutzen Excel, um die Arbeitszeit der Teammitglieder auf verschiedenen Projekten zu überwachen und zu planen.
  • Schichtpläne: Excel-Tabellen werden oft verwendet, um Schichtpläne für Mitarbeiter zu erstellen und Änderungen zu verwalten.

Doch was bedeutet der Einsatz von Excel zur Arbeitszeiterfassung für die Unternehmen?

  • Manueller Aufwand: Die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten und die Berechnung von Überstunden in Excel ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • Datenschutzrisiken: Der Einsatz von Excel birgt ein hohes Risiko von Datenschutzverletzungen, da sensible Informationen in ungeschützten Excel-Dateien in der Regel lokal gespeichert werden. Berechtigte Löschanfragen nach DSGVO können so nicht zuverlässig durchgeführt werden und Verstöße sind für Unternehmen sehr kostspielig.
  • Begrenzte Automatisierung: Excel bietet nur begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten. Die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Überstunden und anderen Aspekten der Zeitwirtschaft erfordert oft manuelle Intervention.
  • Mangelnde Echtzeit-Daten: Excel-Tabellen bieten keine Echtzeit-Datenaktualisierung. Dies kann zu Verzögerungen bei der Reaktionsfähigkeit des Unternehmens führen, da aktuelle Informationen fehlen.

Moderne IT-Lösungen bieten eine effizientere und zuverlässigere Alternative zu Excel:

  • Automatisierung: IT-Lösungen automatisieren die Arbeitszeiterfassung und die Berechnung von Überstunden und. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert menschliche Fehler.
  • Datenschutz: Mit Datenschutzmechanismen nach DSGVO werden die Datenschutzbestimmungen eingehalten und sensible Arbeitszeitdaten gemäß den Vorschriften geschützt.
  • Echtzeit-Daten: Mit IT-Lösungen stehen Unternehmen Echtzeit-Daten zur Verfügung. Dies ermöglicht eine bessere Planung und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Arbeitszeitmanagement.
  • Compliance und Berichterstattung: Moderne Zeitwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeit einzuhalten und erleichtern die Berichterstattung an Behörden.
  • Benutzerfreundlichkeit: Benutzerfreundliche Oberflächen erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen für Mitarbeiter und Vorgesetzte und das auch auf mobilen Endgeräten.

Insgesamt bietet eine passende IT-Lösung für Zeitwirtschaft Unternehmen die Möglichkeit, Zeit und Ressourcen zu sparen, Genauigkeit zu erhöhen, die Effizienz zu steigern und Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

IT-Lösungen für die Zeitwirtschaft sind z. B. UKG Workforce Management, eGecko (für den Mittelstand) oder Workday in Form einer Suite-Lösung. Die Auswahl ist jedoch komplex und abhängig von der Unternehmensgröße, Compliance-Anforderungen, Integration, sowie den Kosten und eine sorgfältige Analyse und Expertenrat somit unerlässlich.

Sie sind noch auf der Suche nach der passenden IT-Lösung für Ihr Unternehmen? Wir beraten Sie gerne.

Employee Lifecycle – Teil 6: Bindung

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Im „War for Talents“ als Arbeitgeber punkten? Das klappt nur durch effektive Mitarbeiterbindung.

Eine Beförderung ist ein bekanntes Mittel, um Mitarbeiter zu halten, aber ohne eine gute Mischung von weiteren Maßnahmen ist es nicht möglich, Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Wir erklären Dir, was diese Mischung ausmacht und fassen kurz zusammen, was Forschung und Befragungen ergeben haben.

Um die Vorteile der Mitarbeiterbindung nutzen zu können, müssen Unternehmen bestimmte Faktoren beachten. Der Gallup Engagement Index zeigt regelmäßig, dass nur wenige Arbeitnehmer eine wahre Bindung zu ihrem Unternehmen haben. Die meisten machen nur Dienst nach Vorschrift.

6 Säulen der Mitarbeiterbindung verhindern dieses Szenario.

Dabei geht es um

  • Arbeitsumfeld und die Atmosphäre in der Organisation
  • Anerkennung, Entwicklung und Aufstiegsmöglichkeiten
  • Gesundheitsmanagement, Freizeit und Flexibilität
  • Employer Branding und Außenwirkung
  • Gelebte Unternehmenskultur und Kommunikation
  • Finanzvorteile und Benefits

Es ist wichtig, dass Maßnahmen zur Belegschaft passen, glaubwürdig sind und den Wünschen der Mitarbeiter entsprechen. Eine Mitarbeiterumfrage kann dabei helfen, die Bedürfnisse der Arbeitnehmer besser zu verstehen – siehe dazu auch unseren Artikel zum Thema Mitarbeiterbefragungen digital. Wir empfehlen, alle Mitarbeiterbindungsstrategien regelmäßig zu überprüfen und Feedback der Mitarbeiter anzunehmen, um zufriedene Mitarbeiter zu halten.

Erwähnt seien auch die Leistungsträger, Experten und qualifizierte Fachkräfte. Durch selektive Mitarbeiterbindung kann das wertvollste Personal effektiv gehalten werden.

Unsere Top 10 konkreter und innovativer Strategien zur Mitarbeiterbindung in der post-Covid-Arbeitswelt:

  • Kostenlose Verpflegung
  • Kinderbetreuung
  • Teamevents
  • Home Office, flexible Arbeitszeiten, reduzierte Arbeitstage
  • Möglichkeit Teilzeitarbeit und Job Sharing für Führungskräfte
  • Entwicklungsbudget
  • CSR-Programme (gemeinsames soziales Engagement)
  • ESOPs/VSOPs Mitarbeiterbeteiligungsprogramme
  • Sabbatical-Programme
  • Mentor/Buddy-Programme

Wir helfen Ihnen, Ihre Strategie zur Mitarbeiterbindung erfolgreich umzusetzen, vereinbaren Sie jetzt einen Gesprächstermin!

Wissensmanagement effektiv gestalten

Wie kann moderne Technologie das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effektiver gestalten und zum Erfolg beitragen?
Wissensmanagement ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens und geht weit über das bloße Speichern von Informationen hinaus. Es geht darum, Wissen zu organisieren, zu teilen und zu nutzen, um die Leistung und Innovation im Unternehmen zu fördern.

Aber wie kann man Wissensmanagement effektiv gestalten?

Grundsätze des erfolgreichen Wissensmanagements:

Wissen sammeln und strukturieren:
Beginnen Sie damit, das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen zu sammeln und in einer klaren und leicht verständlichen Struktur zu organisieren. Dies kann in Form von Handbüchern, Datenbanken oder internen Wikis erfolgen.

Wissensaustausch fördern:
Schaffen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. Dies kann durch Schulungen, interne Kommunikationsplattformen und regelmäßige Meetings gefördert werden.

Technologie nutzen:
Moderne Technologie, wie Wissensmanagement-Software, kann die Organisation und den Zugriff auf Informationen erheblich erleichtern. Investieren Sie in geeignete Tools, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen

Wissensschutz beachten:
Genauso wichtig wie das Teilen von Wissen ist der Schutz sensibler Informationen. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten nicht in falsche Hände geraten.

Kontinuierliches Lernen unterstützen:
Wissensmanagement hört nicht auf. Es ist ein fortlaufender Prozess, der sich an die sich verändernden Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen sollte.

Wie kann hierbei die richtige Technologie unterstützen?

Wissensmanagement-Software

Moderne Wissensmanagement-Software bietet leistungsstarke Tools zur Erfassung, Strukturierung und Bereitstellung von Informationen. Sie ermöglicht auch die Verbindung von Mitarbeitenden über geografische Grenzen hinweg, was die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch erleichtert.

Investieren Sie in geeignete Tools, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden geschult sind, um diese effektiv zu nutzen. Eine durchdachte technologische Infrastruktur kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem ineffizienten Wissensmanagement ausmachen.

Bereit, Ihr Wissensmanagement zu revolutionieren und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern?

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie moderne Technologie und bewährte Praktiken im Wissensmanagement Ihnen dabei helfen können. Gemeinsam können wir die Zukunft gestalten und das volle Potenzial Ihres Wissenskapitals ausschöpfen.

Employee Life Cycle – Entwicklung

Warum ist die Entwicklung von Mitarbeitenden so wichtig?

Die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden stellt einen bedeutenden Faktor im Employee Lifecycle für sämtliche Unternehmen dar, welche die Motivation, Bindung und Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden als Ziel haben.

Die Entwicklung ist eine wichtige Phase im Employee Lifecycle, die sich auf die berufliche und persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden bezieht und zielt darauf ab, die Mitarbeitenden zu befähigen, ihre Potenziale auszuschöpfen, ihre Kompetenzen zu erweitern und ihre Karriereziele zu erreichen.

Dies Phase umfasst verschiedene Maßnahmen und Instrumente, die das Unternehmen einsetzen kann, um die Mitarbeitenden zu unterstützen und zu fördern. Zum Beispiel kann das Unternehmen individuelle Karrierepläne erstellen, die auf die Stärken, Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind.

Auch unterstützen hier regelmäßige Leistungsbeurteilungen, um den Mitarbeitenden ein konstruktives Feedback und eine klare Orientierung zu geben. Das Unternehmen kann zudem interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten, die den Mitarbeitenden helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und neue Herausforderungen anzunehmen.

Diese Förderung und Entwicklung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen bzw. den Führungskräften und den Mitarbeitenden, eine transparente Kommunikation und eine Anerkennung der Leistungen. Eine erfolgreiche Entwicklung der Mitarbeitenden kann die Mitarbeitermotivation, die Produktivität und die Loyalität erhöhen.

Ein HR IT-System kann die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden unterstützen, indem es:

– Eine zentrale Plattform für die Erstellung und Verwaltung von individuellen Karriereplänen bietet
– Die Leistungsbeurteilungen digitalisiert und dokumentiert
– Die Weiterbildungsmöglichkeiten übersichtlich darstellt und an die Kompetenzen der Mitarbeitenden anpasst
– Die Kommunikation und das Feedback zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitenden erleichtert
– Die Anerkennung und Wertschätzung der Mitarbeitenden fördert

Unterstützt Ihr HR IT-System bereits alle Belange der Mitarbeitendenentwicklung und sind Sie damit zufrieden? Was könnte verbessert werden?

Gehen Sie mit uns ins Gespräch!

Das Onboarding – Ein zentraler, oft unterschätzter Aspekt des Employee Lifecycles

Das Onboarding, auch als Einführungsphase oder Einarbeitungsphase bekannt, bezieht sich auf den Prozess, durch den neue Mitarbeitende in das Unternehmen integriert werden, um ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen und ihre langfristige Produktivität aber auch deren Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Erfahren Sie in diesem Beitrag auch, wie eine HR-Softwarelösung in dieser Phase unterstützen kann!

Preboarding:

Ein effektives Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Neue Mitarbeitende erhalten zur Vorbereitung Informationen über das Unternehmen, seine Kultur, Werte und Erwartungen und auch erforderliche Dokumente werden im Voraus ausgefüllt. Die Möglichkeit, zukünftige Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, erleichtert den Einstieg in das neue Unternehmen, sofern dies möglich ist.

Erster Arbeitstag:

Am ersten Arbeitstag sollte das Unternehmen einen herzlichen Empfang bieten, den Arbeitsplatz und die notwendigen Ressourcen vorbereiten sowie einen klaren Überblick über Unternehmensrichtlinien und -prozesse vermitteln. Zudem ist es wichtig, den neuen Mitarbeitenden mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften bekannt zu machen, um eine reibungslose Integration zu fördern.

Einführung in die Rolle:

In den folgenden Tagen und Wochen sollten neue Mitarbeitende eine gründliche Einführung in ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten erhalten. Dies kann Schulungen, Bildungsmaterialien und einen klaren Fahrplan für die ersten Monate umfassen.

Kulturelle Integration:

Ein Verständnis für die Unternehmenskultur ist entscheidend. Neue Mitarbeitende sollten über die Werte, Vision und Mission des Unternehmens informiert werden, um sich besser einzufügen und eine langfristige Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Eine HR-Software unterstützt die Vorbereitung neuer Mitarbeitenden durch zentrale Informationsvermittlung, E-Learning, virtuelle Rundgänge, digitales Dokumentenausfüllen, Kommunikation und Aufgabenverwaltung. Dies erleichtert einen reibungslosen Start vor dem ersten Arbeitstag.

Ein effektives Onboarding stärkt nicht nur das Engagement und die Bindung neuer Mitarbeitenden, sondern trägt auch zur Reduzierung der Einarbeitungszeit und -kosten bei. Es vermittelt den Mitarbeitenden das Gefühl, geschätzt und integriert zu sein, was sich positiv auf ihre Motivation und Produktivität auswirkt.

Insgesamt ist das Onboarding eine strategische Investition, die Unternehmen dabei unterstützt, talentierte Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig zu halten, indem es ihnen den bestmöglichen Start in ihre neue Position bietet.

Wie kann hierbei eine HR-Softwarelösung (automatisiert) unterstützen?

Preboarding:

•     Vorabausfüllen von erforderlichen Dokumenten, digitale Unterschrift
•     Bereitstellung von Unternehmensinformationen

•     E-Learning-Module zur Einführung in die Unternehmenskultur

Erster Arbeitstag:

•     Digitaler Rundgang durch das Unternehmen

•     Bereitstellung von Arbeitsplatz, Ressourcen und notwendiger Zugänge

•     Vermittlung von Unternehmensrichtlinien und -prozessen

Einführung in die Arbeitsrolle:

•     Bereitstellung von Schulungsmaterialien und Online-Kursen
•     Personalisierte Einarbeitungspläne

•     Digitales Aufgaben- und Zielmanagement

Kulturelle Integration:

•     Multimediale Präsentation der Unternehmenswerte und -kultur
•     Zusammenführung mit Kollegen und Vorgesetzten
•     Mentoring-Programme und Austauschplattformen

Nutzen Sie die Vorteile einer modernen HR-IT-Lösung, um Ihr Onboarding zu optimieren und einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Folgen Sie uns auf LinkedIn oder kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihre Einführungsprozesse effizienter gestalten können und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit steigern können.

 

HR-Softwarelösungen und Mitarbeitererfahrung

Die Auswirkung von HR-Softwarelösungen auf die Mitarbeitererfahrung

Die Mitarbeiterzufriedenheit wird immer wichtiger und HR-Softwarelösungen können die Mitarbeitererfahrung definitiv beeinflussen.
Wir sprechen hier über Technologien und Softwarelösungen, die von der Personalabteilung eingesetzt werden, um verschiedene HR-Funktionen zu unterstützen und zu automatisieren.
Die HR-Softwarelösungen können auf verschiedene Arten die Mitarbeitererfahrung positiv beeinflussen:

Effizienz und Automatisierung:

Die Tools können administrative Aufgaben automatisieren, wie z.B. die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Onboarding-Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und fühlen sich weniger durch bürokratische Aufgaben belastet.

Self-Service und Transparenz:

Self-Service-Portale für Mitarbeiter bieten die Möglichkeit, allgemeine Informationen (z. B. über eine Wissensdatenbank) sowie persönliche Informationen einzusehen, zu ändern und zu verwalten. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten und Arbeitsdetails im Blick zu behalten und schnell und ohne Umwege auf Informationen Zugriff zu haben, ohne auf die HR-Abteilung angewiesen zu sein.

Talentmanagement und Weiterbildung:

HR-Softwarelösungen können bei der Identifizierung von Talenten im Unternehmen und der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen helfen. Mitarbeiter können ihre Karriereziele kommunizieren und die HR-Softwarelösung kann Empfehlungen für Schulungen oder interne Versetzungen geben, um ihre berufliche Entwicklung zu unterstützen.

Feedback und Leistungsmanagement:

Hier unterstützen Funktionen für kontinuierliches Feedback und Leistungsmanagement. Mitarbeiter können regelmäßig Feedback erhalten und ihre Fortschritte verfolgen, was zu einer besseren Leistungsförderung und Mitarbeiterentwicklung beiträgt.

Mitarbeiterbefragungen:

Moderne HR-Software nutzt Mitarbeiterbefragungen und Feedback, um gezielte Verbesserungen der Arbeitskultur zu ermöglichen. Anonyme Rückmeldungen fördern ehrlichen Austausch, stärken Vertrauen und steigern Mitarbeiterbindung sowie -zufriedenheit.

Kommunikation und Engagement:

HR-IT-Tools können Kommunikationsplattformen bieten, auf denen Mitarbeiter Informationen über Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen und Updates austauschen können. Dies fördert das Engagement der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

Work-Life-Balance:

Mit der richtigen Lösung ist es möglich, flexible Arbeitszeitmodelle zu unterstützen, die die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern können. Diese Flexibilität kann zu einer positiveren Mitarbeitererfahrung beitragen.

Datenbasierte Entscheidungen:

Das Sammeln und Auswerten unterschiedlichster Daten kann Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Fluktuationsrate oder Trends geben. Unternehmen können diese Daten analysieren, um Trends zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zu ergreifen oder unerwünschten Trends entgegen zu wirken.

Die Wirksamkeit von HR-Softwarelösungen hängt von der richtigen Implementierung, Anpassung an Unternehmens- und Mitarbeiterbedürfnisse sowie Mitarbeiter-Schulungen ab. Eine falsche Anwendung oder mangelnde Benutzerfreundlichkeit könnte sich negativ auf die Mitarbeitererfahrung auswirken.

Fazit: HR-Softwarelösungen haben das Potenzial, die Mitarbeitererfahrung zu revolutionieren. Von Effizienzsteigerung über Feedback bis hin zur Verbesserung der Work-Life-Balance bieten sie vielfältige Vorteile, die jedoch von einer sorgfältigen Implementierung und Anwendung abhängen.

Deckt Ihre HR-Softwarelösung alle für Sie relevanten Einsatzgebiete ab?
Falls nicht, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Einsatz und Nutzen von Case Management Systemen in der Personalwirtschaft

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Individuelle Emailanfragen an HR – muss das sein?

Anfragen an die HR Abteilung lassen sich durch ein digitalisiertes Case Management System um mehr als 75% nachhaltig reduzieren. Als HR-Manager haben Sie täglich mit einer Vielzahl von Anfragen und Problemen seitens ihrer Mitarbeitern zu tun. Eine manuelle Bearbeitung bindet unnötig Ressourcen und erlaubt kaum Weiterentwicklung der Organisationseffizienz.

Gibt es eine elegante Lösung?

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf Case Management Tools für einen schnellen, übersichtlichen und personenunabhängigen Service. Ein Case Management System ist eine webbasierte Software, welche Anfragen von Mitarbeitern über ein zentrales Service-Portal koordiniert und systematisiert. Jede Anfrage wird in Echtzeit erfasst und einem Personenkreis zugewiesen, um einen geordneten Bearbeitungsprozess zu ermöglichen. Dies ermöglicht einen schnellen, kontrollierten und für alle Beteiligten transparenten Service. Dadurch erhöht sich auch erheblich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was kann eine Wissensdatenbank?

Die meisten Case Management Systeme sind außerdem an eine Wissensdatenbank angebunden. Hier werden alle HR-Informationen gesammelt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Ein solches Wissensmanagement wird schnell zu einer drastischen Reduktion von Anfragen führen. Es ermöglicht den HR-Mitarbeitern, häufig gestellte Fragen zu vermeiden, indem sie den Mitarbeitern einen Selbstbedienungsansatz bieten. Dies wiederum entlastet das HR-Team und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben und die Lösung komplexerer Probleme zu konzentrieren.

Darüber hinaus kann eine Knowledge Base im HR Management auch als Kommunikations- und Kollaborationsplattform dienen. Mitarbeiter können direktes Feedback geben, Fragen stellen oder Vorschläge machen, was weiter zu einem stärkeren Engagement und einer positiven Unternehmenskultur beiträgt.

Erfahrungen zahlreicher HR-Experten zeigen, dass der Einsatz von Case Management Systemen einen durchweg positiven Einfluss auf die Arbeitsprozesse hat und Kosten einspart.

Die Vorteile auf einen Blick

  • keine Emails mehr in verschiedenen Postfächern, die ohne Verknüpfung zu einem Fall oder Mitarbeiter im Postfach liegen
  • steter und teils automatischer Aufbau von Wissensdatenbanken und Automatisierung von Anfragen
  • Vermeidung von Nadelöhren oder persönlicher Präferenzen bei den Bearbeitern
  • Informationen organisiert und für den Mitarbeiter leicht zugänglich
  • Automatisierte Analyse der Effizienz und Themenbereiche erlauben proaktive und präventive Maßnahmen

Wie kann es weitergehen?

Inzwischen sind HR Case Management Tools zu einem integralen Bestandteil moderner HR-Lösungen geworden. Unternehmen, welche die Vorteile einer solchen Software nutzen, werden auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und ihr volles Potential ausschöpfen. Viele HR IT-Tools können aber auch zu unnötiger Komplexität führen, daher sind integrierte Systeme eine elegante Lösung. Wir helfen Ihnen!

Möchten Sie mehr erfahren? Mit uns als Partner können Sie persönlich und maßgeschneidert Lösungen finden und einfach implementieren. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt von der Erfassung der Kriterien über die Auswahl geeigneter Software bis hin zur vollständigen Implementierung mit Projektmanagement und Mitarbeiterschulung und richten uns dabei ganz nach Ihren Bedürfnissen.

 

Employee Lifecycle – Teil 1

Die Bedeutung der richtigen Mitarbeiterbetreuung in der heutigen Arbeitswelt

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Heutzutage konkurrieren Unternehmen nicht nur um Kunden, sondern auch um talentierte und hochqualifizierte Mitarbeiter. Angesichts dieser Entwicklung ist es von entscheidender Bedeutung, den gesamten Employee Lifecycle – also den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden im Unternehmen – sorgfältig zu betrachten und sicherzustellen, dass jeder Schritt angemessen betreut wird. In dieser Artikelreihe werden wir uns eingehend mit den verschiedenen Phasen des Employee Lifecycles befassen und aufzeigen, warum eine adäquate Mitarbeiterbetreuung von größter Bedeutung ist.

Der Employee Lifecycle besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Phasen, die ein Mitarbeiter während seiner gesamten Beschäftigung im Unternehmen durchläuft. Diese Phasen umfassen die Rekrutierung und Einstellung, die Einarbeitung, die berufliche Entwicklung, die Bindung und Motivation sowie den Austritt aus dem Unternehmen. Jede dieser Phasen spielt eine entscheidende Rolle für die Zufriedenheit, das Engagement und die langfristige Bindung der Mitarbeitenden.

Warum ist die richtige Mitarbeiterbetreuung wichtig?

In der heutigen wettbewerbsorientierten Arbeitswelt haben Mitarbeitende eine Vielzahl von Möglichkeiten, aus denen sie wählen können. Der Mangel an qualifizierten Fachkräften und die hohe Fluktuation machen den Arbeitsmarkt zu einem Arbeitnehmermarkt. Unternehmen müssen sich daher umso mehr um ihre Mitarbeitenden bemühen und sicherstellen, dass sie sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen.

Durch eine angemessene Mitarbeiterbetreuung, welche den gesamten Employee Lifecycle umfassen sollte, können Unternehmen zahlreiche Vorteile erzielen. Eine solche Betreuung fördert die Mitarbeiterbindung, reduziert die Fluktuation und erhöht die Produktivität der Mitarbeitenden. Zudem steigert sie die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden, was sich positiv auf die Unternehmenskultur und den Erfolg auswirkt. Die Attraktivität als Arbeitgeber wird gesteigert und talentierte Fachkräfte langfristig gebunden. Indem Unternehmen den Mitarbeitenden in jeder Phase des Employee Lifecycles die richtige Unterstützung und Betreuung bieten, schaffen sie ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeitenden geschätzt, motiviert und weiterentwickelt fühlen.

Bei WAHLER HR verstehen wir die Bedeutung einer adäquaten Mitarbeiterbetreuung und unterstützen Unternehmen dabei, den gesamten Employee Lifecycle erfolgreich zu managen. Mit unserem fundierten Wissen im Bereich Human Resources und unserer Expertise im HR-Consulting bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen.

In dieser Artikel-Serie werden wir uns jedem Schritt des Employee Lifecycles widmen und aufzeigen, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden in jeder Phase optimal unterstützen können.

Im kommenden Artikel werden wir uns zunächst der Phase der Rekrutierung widmen und darauf eingehen, wie ein reibungsloser Recruiting Prozess für den Bewerbenden zu einem positiven Erlebnis wird.

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Organisationsentwicklung bei der Einführung von HR-Cloudlösungen

Das Thema Digitalisierung ist derzeit omnipräsent und betrifft insbesondere den HR Bereich der Unternehmen. Neben der technischen Implementierung ist auch die begleitende Organisationsentwicklung erfolgskritisch. Wir haben mit unserem Partner projekt0708 in ihrem Podcast „HR IT Talk“  darüber gesprochen. Hier ein paar Auszüge aus dem Gespräch:

„Das „digital“ in Digitalisierung setzt den Fokus auf die Technologie, obwohl es im Kern um massive Veränderungen der Lebens- und Arbeitsgewohnheiten von Mitarbeitern geht. Aus diesem Grund reicht es auch nicht aus, nur neue Technologien als Cloudbasiertes HR System einzuführen, moderne Tools können nur dann erfolgreich genutzt werden, wenn die organisationalen Rahmenbedingungen stimmen und die Belegschaft die neue Lösung mit trägt.“

„Um die Digitalisierung von HR erfolgreich zu begleiten, sehen wir bei WAHLER HR drei Schwerpunkte in Projekten mit unseren Kunden:
Wir müssen Mehrwerte für die unterschiedlichen Nutzergruppen aufzeigen, wir konzipieren Trainings, Kommunikationsmaßnahmen, Organisationsentwicklungsmaßnahmen tatsächlich mit den Mehrwerten für die Führungskräfte und Nutzergruppen und wichtig, dass wir die Veränderungen auch tatsächlich begleiten und messen um die Wirksamkeit der Einzelmaßnahmen auch beurteilen zu können.“

1. Akzeptanz schaffen: Bedürfnisse und die neue Rollen und Mehrwerte der verschiedenen Zielgruppen, HR-Mitarbeiter, Mitarbeiter und Führungskräfte transparent machen

„Lange Zeit haben sich Themen wie Changemanagement und Training im Rahmen von On-Premise Implementierungen auf das Thema HR konzentriert. Im Grunde waren diese Systeme für die operative HR Einheit, die sich damit auseinandersetzen mussten, das heißt alle Maßnahmen dazu waren natürlich auch auf HR ausgerichtet. Was die Kunden zunehmend feststellen, gerade während der Projekte, dass sich eine Erkenntnis breit macht, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter mit einzubinden sind. Denn Self-Services sind in den neuen Cloud Systemen immanent da, und daher können wir natürlich auch die unterschiedlichsten Rollen in die Business Prozesse einbinden und Zugang zum System geben. Das ist der entscheidende Wandel: mit den neuen Cloud Tools adressieren wir alle Mitarbeiter, alle Führungskräfte im Unternehmen, geben Ihnen Zugriff auf HR Daten und müssen Sie natürlich auch dazu bringen dieses zu nutzen. Ein kritischer Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer HR-Cloudlösungen ist, die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften zu schaffen, diese neuen Tools auch zu nutzen.“

2. Mehrwerte zielgruppenspezifisch aufzeigen: Kommunikation und Trainings an die jeweiligen Zielgruppen anpassen

„Die Einbindung weiterer Zielgruppen, zusätzlich zu HR, also alle Führungskräfte und alle Mitarbeiter, die in der Vergangenheit gar nicht betroffen waren, muss natürlich sehr frühzeitig und über die gesamte Projektlaufzeit erfolgen. Zusätzlich erfordert es, mit Widerständen dieser Zielgruppen zu rechnen und diese abzubauen. Die HR Mitarbeiter haben sich häufig gefreut, dass sie was neues was leistungsfähiges bekommen und waren sehr enthusiastisch, mit den Führungskräften sieht es manchmal schon anders aus, da müssen wir sehr intensiv mit ihnen arbeiten und ihnen auch die Mehrwerte aufzeigen die sie in Zukunft haben und nicht nur die Nachteile, dass sie jetzt mehr mit HR Prozessen konfrontiert sind.“

3. Organisationsentwicklungs-Maßnahmen passend zu Kultur, Rahmenbedingungen und Reifegrad der Organisation auswählen, begleiten und messen

„Wir suchen passende Organisationsentwicklungs-Instrumente aus und werden diese zusammen mit dem Kunden auf die Rahmenbedingungen und auf die Kultur im Unternehmen anpassen. Um das zu machen beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme mit ausgewählten Stakeholdern, also wo stehen die Unternehmen in Bezug auf deren Reifegrad, welche Kultur haben sie und wie groß ist die Bereitschaft für die Einführung von HR-Cloudlösungen. Erst danach werden passende Maßnahmen ausgewählt und designt. Diese Maßnahmen begleiten wir immer wieder durch Zwischenmessungen, um deren Erfolg beurteilen zu können.“

Um den gesamten Podcast anzuhören, klicken Sie hier.

Für weitere Informationen, wie wir Sie in Ihrer HR-Digitalisierung unterstützen können, erfahren Sie mehr bei unseren Leistungen.

Kompass der HR-Software Auswahl

Die aktuellen Rahmenbedingungen treiben die Digitalisierung konsequent voran. Oft ist dies gerade für die Personalorganisation eine Herausforderung. Aber auch für den Bereich HR ist es eine wesentliche Aufgabe verstärkt über die Digitalisierung von Prozessen nachzudenken. Für die Personalorganisation (Human Resources – HR) bedeutet dies, von papierbasierten Prozessen auf digitale umzusteigen, wie zum Beispiel beim Urlaubsantrag oder bei Krankmeldungen. Hierfür braucht es eine zielgerichtete und nachhaltige Auswahl einer HR-Software.

Doch wie können Sie unter hunderten von HR-Anwendungen die Richtige HR-Software für sich und die Bedarfe Ihres Unternehmens finden?

Die Entscheidung für die Digitalisierung der HR klingt in der Theorie erstmal einfach und oft wird in der Praxis sofort überlegt, welche Prozesse in welchen neuen Tools abgebildet werden können oder wie bereits existierende Tools noch besser genutzt werden können.

Doch damit fangen die Herausforderungen leider oft erst an. Schnell gilt es nicht mehr nur darum die operativen Fragen zu klären, sondern viel mehr auch um die strategische Ausrichtung: Soll die zukünftige HR-Software ein möglichst integriertes System sein oder sind verschiedene Spezialanwendungen für unterschiedliche Prozesse besser geeignet? Soll die Software im eigenen Haus betrieben werden, oder in der Cloud?

Die wohl essenzielle Frage, die oft aus den Augen verloren wird, ist dabei vor allem die Frage nach dem Nutzen und dem Mehrwert einer neuen HR- Software Lösung. Wie kann die neue HR-Software Lösung die Unternehmens- und HR-Strategie unterstützen? Welche kurz-, mittel- und langfristig Vorteile bringt eine neue HR-Softwarelösung für das Unternehmen, die Führungskräfte, Mitarbeiter, den Betriebsrat und die Personalorganisation?

Ein bewährtes und strukturiertes Vorgehen ist der Kompass im System-Dschungel

 

Erst nachdem die strategischen Fragestellungen geklärt und die strategischen Schwerpunkte der Personalorganisation dokumentiert sind, sollte man daraus die Anforderungen für die zukünftige Personalarbeit und auch die Personalorganisation sowie die Personalprozesse ableiten. Basierend auf diesen Überlegungen empfiehlt es sich, gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern ein Zielbild zu entwickeln. Dies beinhaltet in der Regel bereits technische Aspekte und Funktionalitäten. Aber wer weiß im Unternehmen schon, wie die gesuchte neue Software aussehen kann oder soll? Durch die hohe Zahl an potenziell passenden Systemen und deren schnelle Weiterentwicklung ist es fast unmöglich, die essenziellen Fragen zum unternehmensspezifischen Zielbild und Alternativen durch eigene Kräfte zu beantworten. Durch punktuelle externe Unterstützung in diesem Prozess kann sehr viel Zeit und Geld gespart sowie Frustration in der eignen Organisation vermieden werden. Das richtige Tool aus hunderten Angeboten herauszufinden, wird durch eine Internetrecherche allein nicht umfassend zu leisten sein, denn das Wesentliche steht nicht auf den Webseiten der Hersteller. Gerade durch qualifizierte Workshops mit den Anbietern und einer möglichst strukturierten und objektiven Bewertung durch die Fachexperten lassen sich die Dinge identifizieren, die wesentlich, aber nicht offensichtlich sind.

Wir bei WAHLER HR, können durch langjährige Erfahrung und unseren besonderen Beratungsansatz dabei sowohl einen wesentlichen Beitrag zur objektiven und schnellen Auswahl der geeigneten HR-Software-Anwendung leisten als auch bei der Implementierung gezielt unterstützen. Insbesondere die Entwicklung der internen Organisation, die durch die neuen digitalen Prozesse, Self-Services für Mitarbeiter und Manager und die damit verbundene Veränderung der Aufgaben die der Personalbereich erfährt, ist eine wesentliche Aufgabe. Gute Kommunikation und eine entsprechende Organisationsentwicklung führen zu deutlich erhöhter Akzeptanz und damit langfristig zu einem optimierten Return on Investment für das Unternehmen.

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